Ferramentas digitais cada vez mais sofisticadas tornam a implementação da automação nos processos de Compras mais eficiente e permitem que o setor se torne ainda mais estratégico para os negócios.
Claro, é fundamental que a estratégia de automação seja muito bem planejada, afinal há diversos processos muito complexos e interconectados – que vão desde o relacionamento com os fornecedores, gestão de riscos e gestão de cadeias de suprimentos até a tomada de decisão – que ainda exigem a participação humana, mas se esses processos podem ser simplificados e melhorados pela automação, então, esse é um caminho que deve ser seguido.
A automação vai além da simples substituição de processos manuais por digitais, esses sistemas também devem fornecer informações que contribuam para agregar valor aos negócios.
Tecnologias emergentes como inteligência artificial (IA), analytics, blockchain, internet das coisas (IoT), aprendizado de máquina, entre outras, precisam capturar o maior número de informações relevantes possível para tornar a tomada de decisões mais eficiente e gerar insights que realmente ajudem a empresa.
Pesquisa da PwC mostrou que 34% dos CFOs desejam usar essas capacidades para aumentar a agilidade dos negócios e melhorar a tomada de decisões, além de ter maior visibilidade e controle em relação aos processos de Compras.
Automação para agregar valor
Ter maior controle, visibilidade e eficiência em um momento que cortar custos, ao mesmo tempo em que se consegue aumentar a resiliência e sustentabilidade da cadeia de suprimentos, é fundamental para a recuperação dos negócios e sobrevivência de uma empresa em um mundo pós-Covid 19.
Se na manufatura, a automação é considerada uma norma, por que no setor de Compras, com seus diversos processos que incluem a entrada manual de dados, como formulários, cálculos e validação de informações, boa parte das empresas ainda deixa esses processos nas mãos dos funcionários?
A introdução da automação na gestão da cadeia de suprimentos torna esses processos mais ágeis em relação aos recursos utilizados e mais transparentes, permitindo uma maior integração entre setor de Compras e a área logística.
Processos que devem ser automatizados
O setor de Compras tem um grande desafio que é o de realizar as melhores aquisições com o menor custo possível. Além disso, deve selecionar fornecedores e construir um bom relacionamento que permita à empresa inovar e se destacar frente aos concorrentes.
Isso torna fundamental que alguns processos sejam automatizados e, assim, liberem os profissionais do setor para outras tarefas mais críticas. Então como o setor pode ser automatizado de maneira eficaz?
Requisição de compra
A burocracia no processo de requisição de compras pode ser facilmente eliminada com a automação que, ao excluir etapas redundantes do processo, reduz o tempo do ciclo de aprovação.
Ordem de Compra
Todo o ciclo de ordem de compra pode ser automatizado, aumentando a produtividade e eficiência do processo.
Gestão de faturas
É muito fácil cometer erros em processos manuais, e não é diferente na gestão de faturas, na qual as equipes lidam com pedidos mal gerenciados, atrasos no envio de mercadorias, gastos não controlados e a falta de transparência. A automação da gestão permite recursos que vão desde a integração com as áreas financeira e contábil até processos de aprovação mais simplificados.
Gestão de fornecedores
A automação agiliza a seleção de fornecedores e permite o acesso a informações que facilitam na busca pelo fornecedor que melhor atenda as necessidades da empresa.
Gestão de contratos
A automação permite uma melhor organização dos contratos e o armazenamento dos dados em um único local. Além disso, garante a conformidade e precisão das informações.
O que considerar antes de começar um projeto de automação?
Embarcar em uma jornada de automação pode ser assustador, as pessoas se sentem intimidadas por acreditar que perderão seus empregos ou simplesmente acreditam que não é preciso mexer em algo que “sempre foi feito dessa forma”.
Então, o primeiro passo para que uma estratégia de automação seja implementada corretamente é conversar com os profissionais que mais serão impactados pela transformação, trazê-los para participar do projeto e prepará-los para suas tarefas pós-automação.
A tecnologia de automação é a parte mais “fácil” da estratégia, mas para tornar a implementação eficiente, é preciso entender o impacto que essas mudanças trarão para o dia a dia da empresa e também para as pessoas.
Além disso, é necessário pensar em longo prazo. A automação não pode ser vista como uma solução pontual, para resolver um problema específico, mas como um projeto estratégico para proporcionar ganhos de eficiência e produtividade duradouros.
Comunicação é fundamental para uma estratégia de automação, desde os primeiros passos até o momento que os benefícios começam a aparecer. Então, é essencial divulgar métricas que demonstrem o tempo e custos que foram economizados, a satisfação da equipe, entre outros fatores relevantes, para todos na empresa, principalmente as lideranças.
E o que vem depois? Com as bases lançadas, o passo seguinte é tornar a função de Compras mais inteligente. Para isso, a empresa precisa de informações confiáveis para criar uma estratégia de dados e tornar os processos de Compras mais inteligentes. Fale com um dos nossos especialistas e saiba como a COSTDRIVERS pode ajudar sua empresa.
