O sourcing estratégico pode ser novidade para alguns que estejam lendo este post, mas o termo está presente nas conversas de quase todos os profissionais do departamento de compras. Como o próprio nome se refere, é uma maneira estratégica e inteligente de adquirir produtos e serviços no mercado, ou seja, uma otimização da cadeia de suprimentos por meio de processos e olhares diversos. Afinal, mesmo que as compras ocorram para atender necessidades de setores internos, os processos envolvidos fazem parte e impactam o negócio como um todo.
Essa abordagem promove uma avaliação completa de todos os aspectos ligados à aquisição de materiais ou produtos, como a logística e os custos, por exemplo, e incorpora mais inteligência à negociação. O olhar estratégico e analítico é uma tendência a ser incorporada em todos os departamentos de uma organização, visto que eles devem trabalhar de maneira conectada, pois seus resultados também são interligados.
Ciente dos benefícios e vantagens competitivas que uma organização pode adquirir com a implementação do sourcing estratégico, a consultoria Kearney sugere que isso seja feito em etapas. Veja quais são elas:
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Analisar o processo de compras
Para que qualquer ação possa ser chamada de estratégica, ela deve ser desenvolvida sobre um panorama real. Portanto, o primeiro passo consiste em categorizar, com base em critérios pré-definidos, os produtos utilizados, os padrões de custos e os departamentos envolvidos no processo.
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Desenvolver uma estratégia baseada nos objetivos do negócio
Como já se viu, qualquer atividade estratégica deve estar alinhada aos objetivos da organização. Portanto aproxime-se dos gestores de negócios e da diretoria e estabeleça um fluxo de comunicação que faça sentido a todos os setores e departamentos envolvidos no processo de compras e aquisição do início ao fim.
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Avaliar o mercado e criar um portfólio de fornecedores
Nesta etapa, deve-se realizar um estudo e uma análise aprofundada dos fornecedores atuais e potenciais, considerando seu posicionamento de mercado, custos associados, valores agregados e os riscos e oportunidades. Portanto, busque assistência jurídica e materiais divulgados a investidores.
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Preparar documentos de solicitação de propostas
Assim como os departamentos da sua organização, os fornecedores também precisam estar alinhados ao negócio. Portanto, deixe claro o que a empresa espera em termos de performance e qualidade de produtos. Atuar dessa maneira reduz os riscos de contratar fornecedores que não atendam às expectativas do setor solicitante, bem como o coloca em vantagem para exigir cumprimento das garantias que já terão sido alinhadas previamente.
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Negociar com fornecedores selecionados
Assim como no passo anterior, essa negociação permite que a organização não saia em desvantagem durante a seleção e contratação de fornecedores. Cada transação deve ser responsabilidade de um único colaborador, que será o elo entre os interesses da empresa e o terceiro. Esse é o momento de esclarecer qualquer dúvida que tenha permanecido e optar por aquele que ofereça o melhor custo-benefício.
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Realizar adequadamente a parte burocrática
Essa é a etapa final da contratação dos fornecedores – e não do sourcing estratégico –, porém tão importante quanto qualquer outra. Nesse momento ocorre a criação e assinatura dos contratos de fornecimento de serviços pela empresa escolhida, portanto trata-se de um passo a ser realizado junto ao departamento jurídico. Assim, para que todas as etapas anteriores tenham validade e sua organização esteja amparada quanto às garantias solicitadas, os documentos finais de contratação precisam ser elaborados e revisados com muito cuidado.
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Monitorar o desempenho e o andamento do contrato
O monitoramento contínuo do cumprimento do contrato assinado é essencial para garantir que as expectativas estejam sendo atendidas – sejam de custo ou de qualidade do serviço. Caso contrário, podem ser feitas intervenções e otimizações do planejamento. Nesse processo avaliativo, envolva lideranças de outros departamentos, especialmente daquele que solicitaram a compra ou contratação, pois eles podem ter percepções e olhares diferentes.
