Estudo da Blissfully, empresa de soluções na nuvem, mostrou que os gastos com assinaturas de serviços SaaS aumentaram quase 20 vezes nos últimos cinco anos. Isso mostra que, considerando a redução de custos e a flexibilidade, o uso desse modelo tende a crescer ainda mais no futuro próximo.
Ao decidir implementar uma solução SaaS (Software as a Service) para o setor de compras é preciso entender que a empresa não escolhe um servidor, tipo de armazenamento ou um sistema operacional, mas, no lugar, obtém um aplicativo de eProcurement ou de Gestão de Cadeia de Suprimentos. Entretanto, é possível escolher configurações específicas, como formulários, telas etc.
Também é preciso analisar como a solução na nuvem se integra a outras soluções internas ou de terceiros que a empresa já utiliza, como o ERP ou CRM, além disso, é não pode esquecer que qualquer serviço em nuvem depende de uma boa conexão com a internet para trabalhar. E, se não bastasse tudo isso, é necessário pesquisar as soluções oferecidas pelos diversos fornecedores, afinal, uma solução que funciona perfeitamente na empresa X pode não ser a ideal para a empresa Y.
Essas informações podem parecer óbvias, mas muitos gestores, menos acostumados com a tecnologia, realmente não sabem como as coisas funcionam.
O que considerar antes de assinar um contrato com um provedor?
- A primeira coisa a fazer é questionar se a solução resolve ou não uma necessidade do negócio. Para isso, é imperativo fazer um estudo abrangente para identificar as necessidades que podem se beneficiar de uma solução SaaS. Muitos projetos falham antes de começar por falhas na definição clara dos objetivos.
- Tecnologia não é exclusividade da área de TI, então, envolver todas as partes interessadas contribui para garantir um alto nível de aceitação e adoção da solução
- Existem duas abordagens para implementar uma solução SaaS: cascata e ágil. A cascata é um processo mais linear, enquanto a ágil é mais interativo. A abordagem ágil é mais adequada ao SaaS pois permite ganhos mais rápido. No caso de alguma falha, é possível mudar rapidamente o projeto, entretanto há riscos de que o objetivo, custos e prazos não sejam claros. Por isso, optar por uma ou outra abordagem precisa ser avaliado previamente
- Não é possível ignorar possíveis problemas com a implementação da solução, então, solicitar uma lista de clientes que já usam o serviço é uma boa prática para avaliar o atendimento prestado pelo fornecedor, a facilidade de fazer negócios, os planos de backup e incidentes e a experiência do fornecedor. O fornecedor deve implementar um “produto mínimo viável” (MVP) com base nas necessidades do cliente
- O SLA deve ser orientado aos negócios. Ao analisar um contrato de SLA, é preciso prestar atenção em alguns pontos:- O SLA deve indicar cada um dos indicadores acordados
– O SLA deve garantir a responsabilidade do fornecedor durante o tempo de inatividade
– O SLA deve declarar as políticas de remuneração em caso de falhas no cumprimento das metas - Com o MVP em funcionamento – normalmente com cerca de 70% dos recursos disponíveis -, é importante revisar e analisar o que os usuários estão achando da solução e o que está faltando e precisa ser implementado. Na modalidade ágil, isso se chama sprint e uma série de sprints podem ser necessários até a solução estar 100% em funcionamento
Quais os benefícios para área de compras
A principal razão da migração para uma solução na nuvem é a redução de custos. Mas não é apenas na economia de dinheiro que uma solução SaaS se destaca. A possibilidade de poder testar a solução antes de comprar, contar com uma solução escalável, que cresce junto com o negócio, que oferece maior segurança para as informações, tanto quanto uma instalação local, são outros destaques.
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