O setor de compras é essencial para o sucesso de uma empresa, apesar disso, na hora de pensar em modernizar processos, a área, muitas vezes, é deixada em segundo plano e os investimentos vão para outros setores “mais importantes”, deixando o setor de compras com menos recursos e, até mesmo, podendo prejudicar os negócios.
Apesar disso, são várias as razões que “justificam” esse descaso: falta de recursos, complacência e até discernimento em relação à importância do setor. Muitos gestores têm uma mentalidade de mexer em algo apenas quando algum problema acontece. Esse erro obriga aos profissionais de compras a atuar com menos recursos e até menos engajamento da própria empresa.
Entretanto, uma avaliação rápida do estado atual do setor de compras pode apresentar oportunidades de redução de custos e tornar os processos mais eficazes.
Um olhar mais próximo
Normalmente, enfrentar uma transformação estimula o aprimoramento de processos e ferramentas. Uma iniciativa abrangente de mudanças no setor de compras exige uma avaliação de maturidade que também pode oferecer as informações necessárias para a escolha das melhores ferramentas e também do fornecedor adequado para as necessidades da empresa.
Essa análise de maturidade fornece a chance para que a empresa consiga realinhar o setor de compras com o restante da empresa, melhorar a comunicação entre os setores e melhorar aspectos que precisam de atenção em relação aos processos de compras.
E, como em qualquer mudança, a avaliação deve ser orientada a objetivos e metas realmente mensuráveis para que consiga produzir as informações necessárias para que a iniciativa de transformação seja eficaz.
A empresa pode ter alguns desses objetivos em mente:
- Melhorar processos de compras para atender às estratégias de negócios
- Identificar oportunidades para reduzir custos
- Avaliar a competitividade em relação ao mercado
- Compreender como os processos, ferramentas e fluxos de trabalho atuais atendem às necessidades do setor
- Determinar a eficácia dos processos para gerenciar riscos e reforçar a conformidade
- Definir processos que ofereçam visibilidade, percepção e transparência para conduzir o ciclo de compras
Objetivos de negócios
Se não houver objetivos finais bem definidos, a transformação dificilmente alcançará os resultados esperados. Então, cada decisão tomada aleatoriamente pode causar problemas graves no futuro. Definir metas antecipadamente e usá-las como um mapa para apoiar cada decisão é a chave para uma transformação de compras eficiente.
Os Objetivos de Negócios permitem que as decisões sejam tomadas com base na melhor opção para resolver um problema. Isso não significa implementar tecnologias ou fortalecer políticas de compras, mas determinar os motivos que levam a isso e quais as necessidades.
Uma parte importante dos Objetivos de Negócios é definir o que é sucesso e poder reportá-lo com evidências baseadas em métricas que demonstrem se o processo é bem-sucedido ou não. Por exemplo, um aumento de recursos para relatórios pode ser demonstrado no final pelos tipos de relatórios que podem ser gerados, o tempo para gerá-los, e quais os insights que podem ser obtidos.
Entende-se com isso a necessidade de estabelecer questões que precisam ser respondidas. Em seguida, é preciso definir as respostas e qual a importância para a empresa.
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