Entre tantas variáveis, quais as ferramentas de Compras necessárias para que o setor realize um processo de negociação eficiente? Quando se fala em estratégia de Compras, padrões, especificações, fornecedores, preços, estoque, entre outros fatores, precisam ser considerados antes de fechar um negócio.
Uma solução de gestão de Compras funciona como um divisor de águas entre manter uma equipe desorganizada e outra produtiva, principalmente em um momento que o setor se torna cada vez mais estratégico para os negócios.
Então, investir nas ferramentas de Compras adequadas não é apenas uma opção, mas uma obrigação para o setor fazer negócios de forma mais inteligente e encontrar produtos e serviços pelos melhores preços.
Como funcionam as ferramentas de Compras
A tecnologia tem, cada vez mais, um papel essencial para a transformação do setor de Compras. E, em uma área com tarefas mais complexas do que os profissionais gostariam, contar com as ferramentas de Compras ideais pode tornar processos de envio e requisições de compras, criação de ordens, gestão de fornecedores e controle de faturas mais eficientes.
Entre os benefícios de uma boa ferramenta de Compras, melhorar a visibilidade dos gastos é a principal. A tecnologia permite que a empresa estruture gastos de acordo com cada fornecedor e que essas informações sejam facilmente monitoradas, de forma a permitir uma análise de gastos mais apurada ao mesmo tempo em que torna a redução de custos mais inteligente, junto com uma melhor gestão de riscos e manutenção da conformidade.
Além disso, no momento que as informações de Compras são processadas digitalmente, os dados se tornam mais precisos e podem ser processados com maior agilidade, reduzindo erros e garantindo a integridade das informações.
Ou seja, as ferramentas de Compras têm como principal função tornar os processos de Compras mais fáceis.
O que buscar em ferramentas de Compras
Há um grande número de fornecedores no mercado, cada um com preços e funções diferentes, e que atendem às mais diferentes empresas. Então, o mais importante antes de escolher a ferramenta ideal, é entender o que a empresa realmente precisa, e alguns recursos são essenciais.
Automação
Atualmente, esse é o foco das ferramentas de Compras modernas: automatizar processos e tornar o trabalho mais simples e ágil. A automação em Compras precisa lidar com processos de pedidos, aprovações e realizar o rastreamento de pedidos facilmente.
Gerenciar orçamento e custos
Além de realizar pagamentos, a gestão de orçamentos e custos precisa entender o quanto a empresa gasta com cada fornecedor, de forma a buscar maneiras de otimizar esses custos. Então, a ferramenta de Compras precisa oferecer supervisão em tempo real dos gastos, monitorar orçamentos de equipes e projetos e realizar comparações históricas facilmente.
Processo de aprovação
Em muitas empresas, o processo decisório exige monitorar diversos e-mails e aprovações para realizar uma compra. Uma ferramenta de Compras deve permitir que regras sejam cadastradas para que esse processo seja realizado mais rapidamente e automaticamente, permitindo que os responsáveis pelas aprovações sejam notificados para que, com apenas um clique, possam autorizar ou não a aquisição.
Colaboração entre equipes
O processo de Compras não é exclusivo do setor, ele começa em outros departamentos, e isso exige uma ferramenta de Compras que guie os usuários por todas as etapas da aquisição, de acordo com a política da empresa.
Integração
O processo de Compras envolve a integração com outras ferramentas, como finanças e contabilidade. Então, a ferramenta de Compras precisa se conectar facilmente a outros sistemas empresariais.
Flexibilidade e escalabilidade
Toda empresa pensa em expandir seus negócios, e a ferramenta de Compras precisa ser flexível e escalável de forma a permitir essa expansão sem prejudicar o andamento dos processos.
A maioria das ferramentas de Compras têm em comum um processamento de dados mais sofisticado, o que permite a otimização do relacionamento entre empresas e fornecedores, garantindo maior agilidade e inteligência para o setor.
Isso torna fundamental ter acesso rápido e fácil às informações necessárias para os negócios. Fale com um dos nossos especialistas e conheça nossa plataforma de Data Strategy, que conta com informações para todas as suas necessidades.
