Una encuesta realizada en marzo de 2021 por Logic Source y Sourcing Industry Group reveló algunas ideas importantes para los tomadores de decisiones de compras, una de las cuales es que los compradores aún necesitan resolver sus desafíos de calidad de datos cuando se trata de gastar.
La encuesta también reveló que el 66 % de los encuestados sabe que necesita mejorar la calidad de sus datos, mientras que el 34 % de los líderes encuestados afirmó que sus datos no son precisos ni están actualizados. Finalmente, el 28 % de los encuestados no cuenta con herramientas ni procesos para analizar gastos y compras.
Ahora es el momento oportuno para abordar los problemas de calidad de los datos relacionados con las compras. Tras el trabajo realizado por el área de Compras durante la pandemia, que requirió desarrollar la resiliencia necesaria para superar los desafíos, como la escasez de materias primas y las fuertes subidas y bajadas de precios, entre otros, ahora es necesario utilizar todos estos datos para comprender el contexto pasado, planificar el futuro y, sobre todo, capacitar al equipo en análisis de datos.
Análisis de gastos: ¿responsabilidad de Finanzas o de Compras?
Un informe de McKinsey publicado en agosto de 2020 indica que el análisis de gastos desempeñará un papel fundamental no solo para ayudar a los líderes a supervisar y optimizar los recursos y costos, sino también para transformar y mejorar las prácticas existentes y crear un futuro más resiliente. Esto podría significar que el departamento de Compras deberá asumir la responsabilidad de implementar iniciativas formales para analizar el gasto de la organización en los próximos años. Actualmente, los departamentos de Compras buscan maneras de comprender el gasto en compras y, aún más importante, cómo controlarlo.
Otro punto que señala el informe de McKinsy es que el liderazgo debe mejorar y transformar su estructura interna para apoyar la gestión de gastos, ganando agilidad en tiempos de crisis. Por lo tanto, la solución será implementar un proceso para mantener datos sobre los gastos de la organización en comparación con los precios de mercado, con el fin de comprender los puntos que deben corregirse en la estrategia de Compras de la organización.
Implementando un nuevo proceso
El proceso de cambio comienza de forma granular, y el primer paso es limpiar la información existente, con el objetivo de crear una categorización y normalización de la información que sirva como base para establecer reglas de negocio.
En segundo lugar, debe decidir qué datos desea rastrear para aprovechar las oportunidades de enriquecimiento de la información. Determine qué productos, servicios o productos básicos comenzará a rastrear y qué información requerirá el apoyo de sus socios. Estas son algunas preguntas que puede usar para evaluar este proceso:
- ¿Tenemos transparencia en nuestros gastos más allá de los datos de los proveedores?
- ¿Son nuestra categorización, normalización y enriquecimiento de datos lo suficientemente maduros como para respaldar la capacidad de nuestro equipo de confiar en los datos de gasto y descubrir proyectos de abastecimiento estratégico?
- ¿Podemos rastrear e informar fácilmente sobre las relaciones padre-hijo entre proveedores?
Además de este análisis crítico de la información, es necesario contar con herramientas que puedan ayudar a las empresas a comprender la fluctuación de los precios del mercado en los diversos productos, terminados o no, creando un parámetro externo para evaluar los gastos con los proveedores actuales.
Mientras definimos nuestra estrategia para salir de la pandemia, el primer semestre de 2021 es un momento oportuno para centrarnos e invertir en el desarrollo de una función de análisis de gastos consolidada. Este proceso desempeñará un papel fundamental no solo para ayudar a la empresa a gestionar y optimizar el efectivo y los gastos, sino también para que el departamento de compras pueda acceder fácilmente a recomendaciones de proveedores, precisas y oportunas, y a la toma de decisiones.
