Un estudio de Blissfully, empresa de soluciones en la nube, reveló que el gasto en suscripciones a servicios SaaS se ha multiplicado por casi 20 en los últimos cinco años. Esto indica que, considerando la reducción de costos y la flexibilidad, el uso de este modelo tiende a crecer aún más en el futuro próximo.
Al decidir implementar una solución SaaS (Software como Servicio) para el sector de compras, es importante comprender que la empresa no elige un servidor, tipo de almacenamiento ni sistema operativo, sino una aplicación de eProcurement o de Gestión de la Cadena de Suministro. Sin embargo, es posible elegir configuraciones específicas, como formularios, pantallas, etc.
También es necesario analizar cómo se integra la solución en la nube con otras soluciones internas o de terceros que la empresa ya utiliza, como ERP o CRM. Además, es importante recordar que cualquier servicio en la nube depende de una buena conexión a internet para funcionar. Y, por si fuera poco, es necesario investigar las soluciones que ofrecen los distintos proveedores. Al fin y al cabo, una solución que funciona perfectamente para la empresa X puede no ser ideal para la empresa Y.
Esta información puede parecer obvia, pero muchos directivos, menos familiarizados con la tecnología, realmente no saben cómo funcionan las cosas.
¿Qué tener en cuenta antes de firmar un contrato con un proveedor?
- Lo primero que hay que hacer es preguntarse si la solución resuelve una necesidad empresarial. Para ello, es fundamental realizar un estudio exhaustivo que identifique las necesidades que podrían beneficiarse de una solución SaaS. Muchos proyectos fracasan incluso antes de comenzar por no definir claramente los objetivos.
- La tecnología no es exclusiva del área TI, por lo que involucrar a todos los interesados ayuda a garantizar un alto nivel de aceptación y adopción de la solución.
- Existen dos enfoques para implementar una solución SaaS: cascada y ágil. El enfoque cascada es un proceso más lineal, mientras que el ágil es más interactivo. El enfoque ágil es más adecuado para SaaS porque permite obtener ganancias más rápidamente. En caso de fracaso, es posible modificar rápidamente el proyecto; sin embargo, existe el riesgo de que el objetivo, los costos y los plazos no estén claros. Por lo tanto, es necesario evaluar previamente la elección de uno u otro enfoque.
- No se pueden ignorar los posibles problemas al implementar la solución, por lo que es recomendable solicitar una lista de clientes existentes para evaluar el servicio al cliente del proveedor, su facilidad para hacer negocios, sus planes de respaldo e incidentes, y su experiencia. El proveedor debe implementar un producto mínimo viable (MVP) basado en las necesidades del cliente.
- El SLA debe estar orientado al negocio. Al analizar un contrato de SLA, es necesario prestar atención a algunos puntos: El SLA debe indicar cada uno de los indicadores acordados.
– El SLA debe garantizar la responsabilidad del proveedor durante el tiempo de inactividad
– El SLA debe establecer las políticas de remuneración en caso de incumplimiento de los objetivos - Una vez que el MVP esté en funcionamiento, generalmente con alrededor del 70 % de las funcionalidades disponibles, es importante revisar y analizar la opinión de los usuarios sobre la solución y qué falta y debe implementarse. En metodología ágil, esto se denomina sprint y pueden ser necesarias varias series de sprints hasta que la solución esté completamente operativa.
¿Cuáles son los beneficios para el departamento de compras?
La principal razón para migrar a una solución en la nube es la reducción de costos. Pero una solución SaaS no solo destaca por el ahorro económico. La posibilidad de probar la solución antes de comprarla, contar con una solución escalable que crece con el negocio y que ofrece mayor seguridad de la información, al igual que una instalación local, son otros puntos fuertes.
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