El sector de compras está en constante evolución, y adoptar la era digital ya no es una tendencia, sino esencial para que el sector siga siendo relevante para las empresas. Sin embargo, esto también tiene un precio: por un lado, la digitalización optimiza los procesos y permite generar información útil; por otro, puede generar expectativas poco realistas sobre los beneficios que se pueden obtener.
La digitalización de procesos y sistemas se enfrenta a cierta resistencia por parte de socios y proveedores, quienes a menudo no desean cambiar sus sistemas o procesos. Por lo tanto, es importante recordarles los beneficios que ofrece la digitalización y que los datos ya influyen en diversos procesos de negocio, no solo en los relacionados con el sector de compras.
Si bien históricamente el sector de compras se ha mostrado reacio a adoptar nuevas soluciones, este juego está cambiando y muchas empresas ya se han dado cuenta del valor de la digitalización y el uso de soluciones y tecnologías basadas en datos.
¿Digitalizar las compras? ¿Por qué?
La información disponible gracias a la digitalización se traduce en nuevas oportunidades de negocio y mayor productividad. Esto, en un momento de rápida competencia, implica que las soluciones digitalizadas de gestión de gastos, por ejemplo, pueden ofrecer a las empresas ahorros de entre el 5 % y el 25 %.
De igual manera, la información no disponible o desconocida se vuelve transparente para todos, y las herramientas de análisis permiten extraer información más detallada que facilita la creación o modificación de estrategias comerciales. Además, con el uso de soluciones inteligentes, se puede automatizar y optimizar toda la red de compras.
A pesar de ello, emprender la digitalización no es algo sencillo ni fácil. Es importante tener en cuenta que algunas prácticas ayudan en este proceso:
1. Eficiencia
Las transformaciones impulsadas por la tecnología ofrecen diversas mejoras de productividad que justifican la inversión en sí mismas. Por lo tanto, cualquier cambio debería traducirse en procesos más rápidos. De no ser así, es necesario revisar y reconsiderar los cambios.
2. Transformación por fases
Antes de implementar la digitalización en todos los procesos a la vez, conviene empezar poco a poco y experimentar con algunos procesos existentes. Revisar sus procesos le ayudará a comprenderlos y también a comprender cómo las nuevas tecnologías los impactarán.
3. Autoservicio
Las tecnologías basadas en datos pueden automatizar y simplificar operaciones complejas. La captura de datos en tiempo real permite adaptaciones más rápidas, y con la ayuda de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, los sistemas de compra pueden automatizarse en gran medida, abriendo oportunidades para el autoservicio. En una única plataforma, es posible realizar negocios y recopilar todas las interacciones y relaciones, lo que permite una mejor gestión del sector.
4. Prioridades
Es necesario seleccionar qué procesos y sistemas se mejorarán y, por lo tanto, saber qué herramientas son necesarias para la tarea. Esto también implica buscar oportunidades para mejorar los procesos, no solo elegir una herramienta para automatizarlos.
5. Paciencia
Ninguna transformación se produce de la noche a la mañana. La inversión tarda en generar el rendimiento esperado.
El secreto de una transformación digital exitosa es crear una estrategia de digitalización y entender que los cambios, aunque puedan tomar tiempo, tendrán un impacto positivo en el negocio de la empresa.
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