Ir de compras, como función, es algo queque ninguna empresa puede evitar. las organizaciones Necesitan adquirir diversos productos y servicios para mantener su negocio y obtener ventajas. Necesitan trabajar con los mejores proveedores, pagando el precio más bajo posible.
Cuando el sector de compras se Es estratégico, contribuye al crecimiento de la empresa y al logro de objetivos tácticos y estratégicos, y puede aportar mayor valor al negocio en su conjunto. Pero ¿qué define un buen proceso de compras?
Un proceso de compras implica una serie de pasos que ayudan a una empresa a identificar oportunidades para adquirir bienes y servicios que contribuyan a su estrategia comercial. Este proceso tiene un impacto directo en los costos, por lo que un sistema de gestión de compras eficaz es una solución que le ayuda a realizar compras de forma más inteligente.
Además de lograr objetivos de reducción de costos, los procesos de compra eficientes ayudan a mejorar el rendimiento, el cumplimiento, la gestión de riesgos y contratos y la gestión de proveedores.
7 pasos para un proceso de compra efectivo
- Identificar los requerimientos de bienes y servicios de todas las unidades de negocio
El ciclo de compras comienza cuando un departamento o sucursal necesita obtener bienes o servicios de un proveedor externo. Por lo tanto, el primer paso del proceso consiste en identificar y consolidar las necesidades de todas las unidades de negocio de la empresa. - Identificar y evaluar proveedores
El siguiente paso es identificar una lista de proveedores potenciales para el suministro de bienes o servicios. Esto implica la investigación en línea y medidas como RFP, RFQ y RFI para evaluar a los proveedores según métricas preestablecidas. - Negociar contratos
Una vez seleccionado el proveedor, comienza el proceso de contratación. Este proceso implica analizar la estructura de precios, el alcance del trabajo, los términos y condiciones, los plazos de entrega, etc. - Emitir una requisición y liberar el pedido
Tras formalizar el contrato con un proveedor, la empresa emite una solicitud de compra, que incluye la descripción del bien o servicio, el precio, la cantidad, la información del proveedor y el proceso de aprobación. Una vez aprobada, el departamento de finanzas emite la orden de compra al proveedor, quien documenta la información. - proceso de pago
Una vez que el proveedor recibe el pedido, emite una factura con el valor de los bienes o servicios solicitados. Una vez pagada la factura, el departamento de compras es responsable de garantizar la cantidad y la calidad del contrato. - Recibir y auditar la entrega
Con base en lo acordado en el contrato, el proveedor entrega los bienes o servicios y la empresa debe auditar lo entregado para asegurar que los proveedores cumplen con las expectativas de calidad. - Registros de contratos y facturas
Una vez que reciba sus productos o servicios, es una buena práctica almacenar de forma eficaz el contrato y todas las facturas para realizar un seguimiento de los gastos y las categorías de gastos.
El departamento de compras ya ha comenzado su proceso para ser más estratégico para la empresa. Por lo tanto, su objetivo es ayudar a diseñar un proceso de compras bien estructurado y eficaz.
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