Seguramente usted, como profesional de compras (o de la cadena de suministro), ha oído hablar del desglose de costes. Pero, al fin y al cabo, ¿por qué es tan importante este concepto (de hecho, ejercicios relacionados con él se suelen utilizar como criterio de eliminación en entrevistas de trabajo)?
La apertura de costos no sólo permite comprender la composición de costos de un determinado material o servicio, sino que también orienta la autorización de ajustes de precios cuando estos son solicitados.
Veamos un ejemplo para que sea más fácil de entender: Supongamos que usted, el comprador, es responsable de la categoría de envases de vidrio en su empresa. Por lo tanto, el primer paso para una buena gestión de categorías es conocer el material que compra. Puede investigar por su cuenta, hablar con el departamento de Ingeniería de Envases (si su empresa cuenta con uno) o simplemente acudir directamente a la fuente, es decir, a su proveedor. Siempre es importante recordar que, por muy expertos que seamos en un tema, nuestro proveedor siempre es (o debería ser) "más" experto que nosotros. En este caso, la venta de envases de vidrio es la actividad principal del proveedor y, por lo tanto, debe poder explicarle el proceso de fabricación del vidrio en detalle.
Bueno, en un mundo donde no existen pandemias, una de las mejores formas de obtener información es a través de visitas al proveedor (esta experiencia es sumamente rica y nos proporciona innumerables datos sobre el proveedor, que no siempre se revelan con preguntas o cuestionarios; hablaremos de esto en un próximo texto).
Al visitar a un proveedor, un buen consejo es pedirle que le explique el proceso de producción; es decir, que le muestre todo el proceso, desde la recepción de la materia prima, pasando por la producción, hasta la inspección, el empaquetado y el envío al cliente. De esta manera, podrá comprender el flujo de materias primas y los procesos que culminan en su producto final.
En el caso de los envases de vidrio, por ejemplo, las principales materias primas son sílice, carbonato de sodio y piedra caliza. El proveedor debe mostrarle la recepción, inspección y almacenamiento de todas las materias primas. En este punto, debería preguntar qué proporción de estas materias primas representa la composición del vidrio. En este caso, debería obtener alrededor de un 70 % de sílice, un 15 % de carbonato de sodio (comúnmente llamado carbonato sódico) y un 10 % de piedra caliza. Tenga en cuenta esta información, ya que es fundamental para el desglose de costos.
Pasando a la parte de procesamiento de nuestra visita al proveedor, debe buscar indicios de todo aquello que pueda incrementar el costo, por ejemplo: material detenido esperando el tiempo de configuración de la máquina, inspección manual de la materia prima recibida, lotes rechazados de materia prima recibida, falta de espacio para el almacenamiento de la materia prima, entre otros. Nuevamente, una regla de oro aquí es considerar que cada persona (o departamento) que de alguna manera "maneja" la materia prima o el producto final, incurre en un costo. Y le corresponde a usted, el comprador, preguntarse: ¿Cuál es el costo de inspeccionar la materia prima? ¿Qué combustible se utiliza en sus hornos? (Los hornos para transformar la materia prima en vidrio deben alcanzar una temperatura de aproximadamente 1500 grados Celsius; piense que el agua hierve a una temperatura de 100 grados Celsius; por lo tanto, se necesita mucha energía (calor) para fundir la materia prima y transformarla en vidrio, lo que hace que el elemento "energía" sea importante para el desglose de costos).
Ahora, prestemos atención durante nuestra visita o preguntemos al proveedor sobre la mano de obra. ¿Cuántas personas vio trabajando en la planta de producción del proveedor? ¿Las operaciones son mayoritariamente automatizadas o manuales? De nuevo, debería preguntarle al proveedor cuál es el impacto de la mano de obra en el coste final del producto.
El siguiente componente del desglose de costos que debe conocer se denomina "Gastos de Venta, Generales y Administrativos" (SG&A) o costos operativos. Estos son básicamente los costos de mantenimiento del negocio e incluyen alquiler, costos de marketing, equipo, beneficios para empleados, entre otros.
Finalmente, el último (y más importante) aspecto de la divulgación de costos es comprender el margen de beneficio del proveedor. Esta información suele tratarse como confidencial y requiere una estrecha colaboración con el proveedor (y acuerdos de confidencialidad) para su divulgación. Es importante tener en cuenta que los márgenes de beneficio pueden variar según el producto y el cliente.
¡Correcto! Seguro que te estás preguntando qué hacer con toda esta información. Idealmente, deberías crear una tabla sencilla en una hoja de cálculo con los artículos que componen tu coste en una columna y sus respectivos porcentajes en la columna contigua. Es importante recordar que la suma de los porcentajes de los artículos debe ser del 100 %, ya que la suma de todos los artículos debe ser el importe total que pagas por el material o servicio. Esta herramienta es algo a lo que vale la pena dedicarle algo de tiempo inicialmente: investigación, conversaciones, investigaciones y visitas al proveedor, ya que, una vez desarrollada, no suele cambiar en poco tiempo, a menos que haya un cambio en la producción del proveedor, como la adquisición de un robot que automatice uno de los pasos de fabricación.
Con esta hoja de cálculo, debe ingresar el precio actual pagado en otra columna, junto a la suma total de los porcentajes de su desglose de costos, y desglosar el precio total según los porcentajes de cada artículo. Por ejemplo, si el monto total pagado por un envase de vidrio es de R$1,00 (100% del desglose de costos) y sabe que la participación de la sílice en el costo es del 20%, R$0,20 de su costo total son causados por la sílice, y así sucesivamente.
Siempre que un proveedor solicite un ajuste de precio, debe comprender la causa de la solicitud. Por ejemplo, supongamos que ocurrió algo y el precio de la sílice aumentó un 10 %. Nunca debe aplicar ese aumento del 10 % a su costo total. En nuestro ejemplo anterior, si aplica el aumento del 10 % a su costo total, el empaque costará R$1,10. Como usted, el comprador, ya hizo su tarea y desarrolló su hoja de cálculo de desglose de costos, sabe que debe aplicar el aumento del 10 % solo al 20 % de sílice que conforma su costo final. Si el único motivo del aumento solicitado por el proveedor fue el aumento de sílice, su nuevo precio total ajustado será de R$1,02 (y no de R$1,10, si simplemente aplica un aumento del 10 % al valor total). Además, los proveedores (especialmente los brasileños) suelen solicitar ajustes para cubrir la inflación. Sí, es justo. Pero no es justo que también se ajuste la ganancia del proveedor. El costo puede ajustarse para cubrir la inflación, pero no hay razón para aumentar la utilidad del proveedor, por lo que se debe utilizar la hoja de cálculo inicial de costos, aplicando el ajuste a la línea de "Gastos de venta, generales y administrativos". Las materias primas generalmente se ajustan según sus propios índices, mientras que los gastos de venta, generales y administrativos pueden ajustarse utilizando, por ejemplo, el índice IGPM.
En un próximo texto abordaremos también el “modelo de coste debería”, otra herramienta que se basa en la divulgación de costes.
En cualquier caso, recuerda que el conocimiento es una moneda de cambio muy valiosa para los profesionales de compras y el conocimiento de tu estructura de costes puede aportar una ventaja competitiva a tu empresa, además de resultados (ahorros) para ti y tu zona.
Por Escrito Flavia Paiva | 1/03/2021
