O setor de Compras enfrenta um momento crítico, mudanças tecnológicas ameaçam transformar completamente a área, levando eventualmente à automação de processos. As empresas, então, têm três opções para abraçar essa grande mudança.
Após quase 20 anos da implantação de tecnologia, a maioria das empresas ainda luta para obter uma visão abrangente de seus gastos (e algumas lutam para gerar uma visão básica dos gastos com fornecedores e categorias). Os sistemas são rígidos, complicados e resolvem apenas uma fração dos requisitos de Compras. Em geral, esses sistemas retardam o progresso e atrapalham a excelência ao invés de impulsioná-la.
Para qualquer coisa que não seja compras baseadas em catálogos simples, pré-especificadas ou que já não tenham passado por um processo formal de Procurement, por exemplo, a tecnologia não ajuda o usuário a especificar o que é necessário, ou a escolher o melhor fornecedor.
A tecnologia não consegue suportar processos como, por exemplo, demonstrar qual deveria ser o preço daquele produto ou serviço que está sendo cotado. Não há uma classificação sistemática e embutida do que realmente foi comprado, permitindo que as tendências sejam identificadas e gerenciadas em tempo hábil.
O resultado é a incapacidade de saber efetivamente onde o dinheiro é gasto e com quem, muito menos a capacidade de direcionar estrategicamente os gastos. Isso coloca o setor de Compras olhando para trás, quando olhar para frente é de vital importância.
O futuro digital para Compras chegou. Com base em nossa experiência trabalhando com dezenas de áreas de Compras das empresas, a maioria está automatizando parte de suas operações e buscando adotar tecnologias inteligentes.
O problema das suítes de aplicações
Como chegamos aqui? O cenário de tecnologia de Compras de hoje é baseado em um conceito linear de atividades de sourcing separadas de atividades de compra e pagamento, com processos de análise e governança.
A evolução da tecnologia de Compras remonta ao início dos anos 2000, quando uma série de startups de Compras, impulsionadas pelo frenesi das pontocom, surgiram no mercado para acelerar as atividades de Compras estratégicas.
Empresas como a FreeMarkets (leilão inverso), Webango (RFPs) e diCarta (gerenciamento de contratos) forneceram as melhores soluções que se mostraram muito populares entre os usuários. Em seguida, a grande migração de suítes assumiu o controle quando empresas como Ariba (então uma empresa independente), SAP e Oracle procuraram estender seus sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) para Compras, o que iniciou um movimento de aquisições.
Linha do tempo da atividade principal
Em resposta, empresas como a Emptoris começaram a fazer suas próprias aquisições para oferecer uma gama mais ampla de funcionalidades. Em seguida, a SAP comprou a Ariba e a IBM comprou a Emptoris, o que solidificou uma tendência de convencer as pessoas de que soluções de suítes maiores e mais amplas eram o caminho a seguir. As melhores soluções não podiam mais competir, embora muitas vezes possuíssem tecnologia melhor.
Infelizmente, eles não tinham integração nativa com o ERP e não podiam fornecer mais de um ou dois serviços, o que o mercado considerava negativo. Essas dinâmicas pressionam os preços das soluções pontuais, matam a inovação e prendem os clientes em grandes suítes, o que levou a insatisfação coletiva que vemos hoje.
Na paisagem árida deixada para trás pela grande migração para as suítes (por volta de 2008-2010), empresas menores como a Iasta, Bravo, iValua e Coupa continuaram a sobreviver sob a sombra dos gigantes. Mas suas participações no mercado e influências permaneceram limitadas.
Enquanto isso, soluções mais recentes, como CombineNet, Trade Extensions e empresas de análises emergentes, começaram a abrir possibilidades e sugerir que os pacotes source-to-pay não eram a solução perfeita prometida. Combinado com o gerenciamento de desempenho de Compras, esses novos players criaram os wrappers que anexam as soluções do pacote.
Nos últimos anos, houve uma série de novas aquisições da Determine, Coupa, Zycus e Jaggaer. Eles também reforçaram suas suítes de modo que o mercado agora se assemelha a um bando de gigantes desajeitados batendo uns nos outros às custas da experiência do usuário individual.
As empresas pagaram e continuam pagando por contratos multimilionários e implementações de vários anos para sistemas que esperam que sejam únicos. Se a área de Compras mais tarde comprar uma nova ferramenta que não está incorporada ao pacote, qualquer inovação prometida será deixada de lado. Grandes suítes acabam lamentavelmente subutilizadas, baseadas em arquitetura antiga e funcionalmente inadequadas.
Entretanto, não culpe inteiramente os fornecedores dessas tecnologias, por que o setor de Compras fechou os olhos. Mesmo empresas de benchmarking de primeira linha baseiam suas avaliações de mercado em uma estrutura rígida e equivocada, focada na amplitude das ofertas e na abrangência da visão, em vez de olhar para a satisfação real do usuário de negócios (como representado pelo Net Promoter Score, por exemplo).
A única coisa que a tecnologia tem que fazer
Toda essa tecnologia tornou-se um meio em si mesma, uma forma de justificar sua existência no mundo em vez de resolver o único requisito no qual todas as compras devem se basear. A tecnologia de Compras tem uma função: fornecer um sistema robusto e fácil de usar para transformar bens e serviços necessários em valor para que uma empresa possa se destacar em seu próprio negócio.
Tal sistema coloca o poder de aquisição nas mãos do usuário, em vez de o usuário ficar à mercê do sistema ou de um processo de aquisição rígido e desnecessário. Quanto mais usuários tiverem total transparência e insights analíticos, maior a probabilidade de adotarem o comportamento desejado.
A maioria das pessoas já sabe como é esse sistema útil e responsivo. Como consumidores individuais, compramos na Amazon e no Alibaba, que oferecem uma ampla seleção, especificação de produto, visibilidade do preço, opções de envio, garantias, devoluções e suporte ao cliente.
Essa transparência de informações permite que os usuários comparem facilmente as alternativas e tomem uma decisão baseada em suas necessidades. Eles recebem entregas instantaneamente (como conteúdo digital) ou em horas ou dias com total responsabilidade. No entanto, para aqueles que atuam em Compras, esses mesmos usuários vão trabalhar e experimentar os sistemas mais arcaicos, rígidos e mal pensados que não conseguem tomar essas decisões por eles.
A revolução começa
Apesar da desolação das soluções de pacote fechado, uma explosão de startups de tecnologia de Compras surgiu nos últimos seis anos. A Scout entrou em cena em 2014 com uma nova visão das ferramentas de sourcing construídas em arquiteturas modernas e conceitos de sourcing atualizados. A funcionalidade é semelhante aos sistemas anteriores, mas é muito mais intuitiva, rápida e fácil de usar.
Então, construindo a revolução da análise, empresas de Analytics, como Suplari e Tealbook, começaram a aplicar o aprendizado de máquina a desafios como gerenciamento de gastos e gerenciamento de dados de registro de fornecedores. Como resultado, a análise outrora onerosa dos gastos de causa é amplamente acelerada e simplificada, potencialmente liberando dezenas de milhões de dólares em oportunidades.
Estas empresas representam as tecnologias mais atuais e avançadas. Estimamos que eles arrecadaram coletivamente quase meio bilhão de dólares em financiamento de investimentos, com muito mais ainda por vir.
Como é a arquitetura moderna
Podemos olhar para todas essas novas startups e concluir que elas serão engolidas por grandes empresas. No entanto, há uma razão fundamental para que isso não aconteça. A indústria de desenvolvimento de software passou por sua própria transformação durante a última década, criando uma nova arquitetura fundamental no processo. Com base na tecnologia de nuvem, ela é projetada em torno de microsserviços que suportam interfaces de programação de aplicativos (APIs). Esses microsserviços permitem que os aplicativos se conectem perfeitamente. Isso torna a troca fácil e contínua de informações entre aplicativos sem a necessidade de codificação personalizada.
Esses avanços oferecem aos usuários a melhor funcionalidade possível e a capacidade de adicionar e subtrair rapidamente (e de forma mais barata) conforme necessário. As funções tradicionais que demonstramos anteriormente, agora são distribuídas por meio de um ecossistema fluido que permite o emprego muito preciso e até sobreposto das melhores tecnologias.
Por exemplo, pode-se usar o Sievo para análise de gastos, mas também empregar o FairmarkIT para gerenciamento de gastos. É importante observar que sistemas fundamentais como o Procure-to-Pay (P2P) ainda são necessários e não desaparecerão, mas, em vez de serem sistemas de circuito fechado, abrirão um ecossistema mais amplo e flexível.
Basicamente, essa arquitetura equilibra o campo de jogo. As suítes terão que competir no melhor da categoria, em vez de depender de recursos complexos que não agregam nenhum valor, como a integração com o ERP.
Sustentando a nova arquitetura está um hub ou plataforma inteligente que servirá como ponto de integração, fornecerá um local simples e abrangente para os usuários irem e impulsionará a automação. Isso exigirá que os provedores de pacotes mudem suas estratégias de longo prazo, contrariando seus modelos de receita de curto prazo. Mas oferece muitas oportunidades para eles não apenas sobreviverem, mas também se destacarem.
Seus componentes individuais, especialmente aqueles em que investiram significativamente, ainda serão relevantes no futuro. A diferença crucial é que eles serão obrigados a jogar e competir no mercado aberto e perder a capacidade de prender os clientes em suas ofertas proprietárias.
A automação completa está aqui
É evidente que as compras operacionais estão a caminho de aderirem à automação inteligente. Os principais componentes, como o P2P, estão indo nessa direção, assim como as funções de ainda maior valor, como compra automatizada, gerenciamento de sourcing automatizado e suporte técnico do fornecedor de chatbot. Neste caso, a ajuda do chatbot oferece aos solicitantes uma maneira inteligente e automatizada de verificar o status de pagamentos de faturas ou fazer perguntas sobre eventos de solicitação de propostas (RFP).
A automação inteligente já está incorporada em aplicativos individuais, incluindo fornecimento de serviços, orientando compradores por meio da identificação do fornecedor, do evento RFP e da criação de declarações de trabalho. As ferramentas capacitam os usuários, liberando-os para comprar o que precisam sem a interferência do setor de Compras, mantendo boas práticas de aquisição.
Em vez disso, o valor agregado do Compras é que ele projetou o sistema para oferecer uma experiência de compras perfeita que se encaixa nos objetivos estratégicos da empresa. Da mesma forma, a automação inteligente pode ser incorporada ao monitoramento preditivo de risco de fornecedor para ler os primeiros sinais e tomar proativamente a ação apropriada sem intervenção humana. Por exemplo, se o sistema estiver monitorando uma base de fornecedores e um deles se envolver em um escândalo do outro lado do mundo, o sistema pode pontuar automaticamente o risco inicial, monitorá-lo e ajustar a pontuação de risco à medida que mais informações cheguem, além de puxar todos os contatos e gastos associados a esse fornecedor para que a empresa possa tomar decisões caso o escândalo cresca.
Indo ainda mais longe, o sistema inteligente também pode redistribuir automaticamente a alocação de suprimentos e até mesmo usar a geração de linguagem natural para redigir (e publicar) de forma proativa comunicados à imprensa e conteúdo de mídia social para gerenciar a história.
Dessas novas tecnologias, talvez os contratos inteligentes tenham o maior potencial, e também apresentar o maior retorno sobre o investimento. Contratos inteligentes usando blockchain podem evitar que o dinheiro seja gasto no lugar errado, o que eliminaria todo o esforço na construção de cubos de gastos.
Contratos inteligentes podem ser programados para monitorar o desempenho do fornecedor e reconciliá-lo com os termos e condições acordados e, em seguida, efetuar o pagamento conforme as condições forem atendidas. Essa tecnologia pode condensar e redefini completamente todo o gerenciamento de contratos e processos P2P.
É importante observar que os contratos inteligentes ainda estão em sua infância e não possuem um protocolo de tecnologia de risco de fornecedor subjacente acordado, como o blockchain. No entanto, supondo que se concretize, os contratos inteligentes mudarão fundamentalmente a forma como os contratos são negociados e interromperão as alavancas de negociação tradicionais. Empresas que anseiam pelo futuro verão os benefícios ao aproveitar essa onda cedo, entendendo que esse esforço exigirá muita paciência e investimento.
Comece sua jornada agora
Não há um plano pronto para a adoção dessas novas tecnologias e arquitetura de Compras. É uma jornada que exige que um CPO tenha visão, paixão e vontade de pegar carona, porque o progresso tecnológico nunca é um caminho tranquilo.
Muitas empresas estão decidindo o que fazer agora com seus ativos de tecnologia de Compras obsoletos e subutilizados. Eles podem escolher um dos três caminhos. A primeira opção é fazer uma substituição comparável por um sistema central de origem para pagamento (S2P) atualizado, por exemplo, se alguém tem um sistema da Ariba hoje, pode mudar para a Coupa, ou vice-versa.
Seguir por esse caminho geralmente requer alguns anos e pode custar até sete dígitos. É também uma decisão única, em que a empresa está comprometida com uma tecnologia específica para outra geração.
A segunda opção é fazer uma substituição idêntica e manter o sistema existente enquanto adota as melhores soluções individuais. Este é o caminho menos disruptivo. Um cliente global com quem trabalhamos optou por essa rota. Sabendo que sua plataforma S2P ficará sem vida nos próximos dois anos, está gerenciando seu risco pilotando ativamente novas ferramentas.
A empresa espera não implementar uma solução S2P abrangente, mas um conjunto de ferramentas que se conectam.
Muitas empresas estão lutando com essa necessidade de enfrentar o dilema de ficar com uma solução S2P inútil (apesar de investir milhões de dólares) ou escolher uma opção alternativa como forma de facilitar a transição para provedores e tecnologias não tradicionais.
A terceira opção é abraçar a nova arquitetura desde o início e trabalhar para adotar as soluções individuais disponíveis, atualizando-as à medida que evoluem. Essa terceira rota permite que as empresas aproveitem os benefícios de serem pioneiras e influenciarem a evolução dessas tecnologias. Esse é, na verdade, o caminho menos arriscado a longo prazo, porque evita o investimento excessivo em algo que rapidamente se tornará uma tecnologia ultrapassada.
Mas é preciso um certo tipo de CPO com habilidades de liderança únicas, alguém que esteja nesse cargo a longo prazo, pois levará vários anos para colher plenamente os benefícios. Acreditamos, no entanto, que esta opção, quando combinada com uma automação significativa, é cada vez mais a resposta certa para as funções de Compras.
Quando se trata de tecnologia, o setor de Compras pode decidir seu próprio futuro – e seria sensato fazê-lo. Caso contrário, o futuro decidirá o que quer, e não haverá retornos ou garantias.
