Para Adriano Robles, gerente de proyectos de compras de Accenture Brasil, el llamado "gasto de cola larga" o Tail Spend es un gasto que representa al menos el 20% del volumen total de gastos de la empresa. Estos gastos generalmente no son gestionados por las áreas de Compras, que, incluso con recursos internos limitados, gestionan grandes redes de proveedores y, por lo tanto, no pueden dedicar tiempo ni atención a esta demanda.
Gestionar eficazmente los gastos de cola sigue siendo un gran reto y una gran oportunidad para muchos departamentos de Compras. Puede representar ahorros de entre el 5 % y el 10 % —añade el consultor de la que se considera la mayor empresa global de consultoría y gestión—.
Robles fue uno de los participantes del 2º Congreso de Competitividad y Compras, evento organizado y realizado el 29 de marzo, en São Paulo, por el Consejo Brasileño de Ejecutivos de Compras (CBEC), donde el gerente dictó la conferencia “La división de gastos y la búsqueda de economía en los gastos 'long tail'”.
En su opinión, la gestión del gasto de cola larga (o Tail Spend Management) es una de las mayores fuentes de ahorro incremental y puede contribuir a mejorar los resultados corporativos. En el blog COSTDRIVERS, el directivo explica que, para lograr estos ahorros, es necesario implementar un plan de reducción del coste de las operaciones de compras, con el objetivo de aumentar la influencia sobre el gasto gestionado. Para ello, es necesario desarrollar herramientas que, por un lado, mejoren la experiencia de compra del usuario final y, por otro, reduzcan las llamadas «compras no convencionales». Esto, añade Robles, «optimiza la eficiencia de los procesos y fomenta el uso del tiempo y los recursos, lo que puede resultar en un importante ahorro de costes y un mayor retorno de la inversión (ROI) para la empresa».
IMPULSORES DE COSTOS ¿Cómo definirías el «gasto de cola larga», el llamado «gasto de cola»? ¿Qué son estos gastos?
Adriano Robles El término «cola larga» se utiliza en estadística para identificar distribuciones de datos como la curva de Pareto. Se trata de una metodología que identifica gastos poco visibles y en los que, normalmente, el área de Compras tiene poca o ninguna influencia, ya que pueden delegarse en las áreas solicitantes.
IMPULSORES DE COSTOS ¿Cómo podemos reducir estos gastos, que, en su opinión, pueden representar alrededor del 20% del volumen total de gastos de la empresa? ¿En qué medida podemos reducirlos y cómo?
Adriano Robles – La reducción de este gasto puede alcanzar hasta el 10% de su valor total, porcentaje que se obtiene mediante un programa de reducción de costes, que debe seguir un enfoque simplificado de abastecimiento estratégico para lograr una mayor influencia y visibilidad del gasto.
IMPULSORES DE COSTOS – ¿Y esto cómo se puede gestionar?
Claudio Robles Implementando un alto grado de automatización de las solicitudes y centralizando las demandas. También debe considerarse la provisión de contratos marco, catálogos o listas de precios, ya que se le restará poder de compra y decisión al usuario.
IMPULSORES DE COSTOS – ¿Existen herramientas específicas capaces de controlar este tipo de gastos?
Adriano Robles Sí, existen varias herramientas de compras que pueden utilizarse como capa de gestión de la solicitud de pago (R2P) o incluso del propio ERP de la empresa. Estas herramientas son fundamentales para este programa, ya que sin ellas es muy difícil brindar un buen servicio a los clientes internos sin algún tipo de automatización.
IMPULSORES DE COSTOS – ¿Cómo afrontan las empresas los gastos de larga duración?
Adriano Robles Actualmente, la mayoría de las empresas delegan la gestión de este gasto al usuario interno, quien se encarga de todo, desde la identificación de la demanda hasta su pago. Esto implica un posible problema de cumplimiento y visibilidad del gasto, por lo que una forma de reducir el impacto del gasto residual en el negocio es implementar un programa que proporcione mayor visibilidad y gestión de las demandas y los gastos.
