Optimizar los procesos de compra es un gran desafío y está en manos de los profesionales del sector encontrar un enfoque que ayude a hacer la cadena de suministro más ágil, eficiente y segura, a la vez que reduce costos y aumenta los ingresos.
Un informe de Harvard Business Review mostró que el 24% de los encuestados dijeron que no evaluaban eficazmente las prácticas comerciales relacionadas con las relaciones con los proveedores y citaron los procesos manuales de ingreso de datos como un desafío a superar.
Por ello, para optimizar los procesos de compra es necesario dejar atrás los procesos manuales y en papel, mejorar la visibilidad y, sobre todo, utilizar la tecnología como aliada.
Formas de optimizar los procesos de compra
Dado que afecta a toda la empresa y al negocio, el proceso de Compras debe revisarse periódicamente para comprobar si sigue satisfaciendo las necesidades de la empresa. Para ello, se deben seguir ciertas prácticas.
Definir y comunicar políticas de compras
Si el departamento de Compras tiene políticas que deben seguirse, estas deben comunicarse a toda la empresa. Estas políticas son clave para mantener organizados los procesos de Compras. Por lo tanto, la información debe ser fácilmente accesible a través de las plataformas de comunicación de la empresa e incluso como parte de la capacitación de los empleados.
Establecer metas
Es fundamental monitorear objetivos específicos medibles, alcanzables y relevantes. Estos objetivos también deben alinear la estrategia de Compras con la estrategia del negocio.
Establecer y monitorear KPI
El seguimiento de métricas es fundamental para entender si los procesos de compra son realmente eficientes y entender si se están alcanzando los objetivos previamente definidos.
Implementar el abastecimiento estratégico
O abastecimiento estratégico Conecta los datos con los procesos de compra. El análisis de datos, la investigación de mercado y la información sobre negociaciones y proveedores se utilizan para reducir costos y tomar decisiones de compra más inteligentes.
Además, es necesario que profesionales de otros departamentos participen en las decisiones para que la estrategia sea más eficiente. Por ejemplo, al comprar suministros y nuevas tecnologías, es fundamental involucrar al equipo de TI.
Gestionar las relaciones con los proveedores
Mantener una buena relación con los proveedores beneficia a ambas partes, ya que garantiza a la empresa prioridad en las negociaciones, mejores condiciones de pago e incluso la garantía de mantener la calidad de los productos y servicios contratados. Esta buena relación también reduce riesgos y costos.
analizar datos
Capturar y analizar datos El conocimiento en tiempo real supone una ventaja competitiva para las empresas, y unos datos de buena calidad son esenciales para optimizar los procesos de compra, gestionar de forma más eficiente a los proveedores y hacer más asertivo el proceso de toma de decisiones y de negociación.
Centralizar la información
La información dispersa en silos hace que los procesos de compra sean ineficientes. El proceso de recopilación de datos debe centralizarse para agilizar el acceso y facilitar el análisis.
Los procesos de compras involucran a toda la empresa
La transformación en Compras comienza en RR. HH., con la selección, formación y desarrollo de profesionales para garantizar la continuidad del negocio. La selección garantiza que la empresa encuentre empleados con las competencias que necesita y busca.
Desarrollar una estrategia de capacitación permite que el equipo de Compras se familiarice con las herramientas y tecnologías de Compras y tiene un impacto directo en la productividad y la eficiencia de los empleados.
Una correcta implementación del sistema de compras electrónicas simplifica y facilita la supervisión de procesos, permite la creación de registros de auditoría y la supervisión eficiente de pedidos, pagos y entregas. Además, ayuda al departamento de Compras a centrarse en las necesidades y deseos de los clientes. Por lo tanto, optimizar estos procesos significa maximizar las ganancias mediante la reducción inteligente de costos.
Los beneficios de buscar un enfoque que optimice los procesos de compra son numerosos, pero no es algo que se logra de la noche a la mañana. Se requiere planificación y paciencia para que la transformación sea exitosa. Y podemos ayudar a su empresa. Descubra nuestra plataforma de Estrategia de Datos y comprender la importancia de los datos para optimizar sus procesos.
