O mercado de soluções na nuvem está em franco crescimento. E isso também é um fato para o setor de Compras, que vive um momento de inflexão sobre o que fazer para embarcar definitivamente na digitalização de processos.
Obviamente há muitos benefícios com a migração para a nuvem, mas é preciso saber se a empresa está realmente preparada para essa mudança e entender que a implementação de uma solução pode gerar custos e novos desafios para o setor.
Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, a migração não está a apenas a um clique de distância; e há diversos fatores que podem impulsionar os custos de uma migração:
Escopo muito abrangente
Muitos projetos dão errado pelo simples motivo de tentar “abraçar o mundo”. Isso ocorre quando a empresa tenta digitalizar todos os processos de uma só vez, sem pensar em atualizar ou otimizar processos antes da migração. Uma forma de evitar esse problema é contar com um provedor que forneça um Produto Mínimo Viável (MVP) que, normalmente, cobre 70% dos processos e requisitos essenciais para o negócio, e deixar os outros 30% para um pouco mais tarde.
Falta de transparência na implementação
Alguns projetos de migração para a nuvem podem levar anos para serem concluídos e, quanto mais demoram, mais tempo levam para apresentar benefícios. Uma forma de evitar problemas é ser totalmente transparente durante a implementação e se concentrar em obter alguns benefícios rapidamente, como a redução de custos. Além disso, com o MVP concluído, também é mais fácil divulgar a todos na empresa as melhorias que já começam a acontecer.
Aceptación del usuario
Mexer em processos já conhecidos sempre causa temor aos usuários, que relutam em usar a nova ferramenta. Se a migração não for feita de forma transparente, mostrando todos os benefícios das novas ferramentas e deixando claro que a mudança também beneficia o usuário, o risco de boicote é grande. Assim, os gerentes de projeto precisam entender e gerenciar as expectativas dos funcionários. Pedir feedbacks assim que o MVP estiver em funcionamento e deixar claro que sugestões serão analisadas e incorporadas nas próximas fases do projeto.
Mudança de requisitos
Dificilmente o produto-final de um projeto segue 100% ao que foi planejado. A realidade mostra que diversas mudanças precisam ser feitas durante a implementação – problemas não previstos, por exemplo – e isso pode levar a atrasos e frustrações. Como a transformação digital é muito mais que apenas digitalizar processos manuais, sua implementação visa trazer melhorias aos negócios e isso pode exigir mudanças radicais nos processos a serem digitalizados. Por isso, é importante fazer uma análise das necessidades dos usuários e em como as mudanças nos processos de Compras podem impactar no seu trabalho. A melhor prática para isso que todos os departamentos envolvidos sejam ouvidos durante as discussões do projeto e que ele seja implementado por meio de sprints curtos.
Costos
De acordo com o Gartner, apenas 60% dos projetos terminam no prazo e 71% ficam dentro do orçamento. Então, a escolha do melhor método para implementar a migração para a nuvem é essencial para que problemas com atraso não ocorram ou sejam rapidamente resolvidos. Atrasos obrigam os funcionários a continuarem usando processos ineficientes, e isso significa oportunidades de negócios perdidas.
A principal razão para a implementação de uma solução de Compras SaaS se deve ao baixo custo de implementação e manutenção. Isso significa um ROI mais rápido e um melhor gerenciamento dos aplicativos utilizados pelo setor enquanto conquistam uma maior visibilidade dos gastos.
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