El mercado de soluciones en la nube está en rápido crecimiento. Esto también aplica al sector de Compras, que está experimentando un punto de inflexión respecto a qué hacer para embarcarse definitivamente en la digitalización de procesos.
Obviamente hay muchos beneficios en migrar a la nube, pero es necesario saber si la empresa está realmente preparada para este cambio y entender que implementar una solución puede generar costos y nuevos desafíos para el sector.
Contrariamente a lo que mucha gente cree, la migración no está a un clic de distancia; y hay varios factores que pueden aumentar los costos de una migración:
Alcance muy amplio
Muchos proyectos fracasan simplemente porque intentan "abrazar el mundo". Esto ocurre cuando una empresa intenta digitalizar todos sus procesos a la vez, sin pensar en actualizarlos ni optimizarlos antes de la migración. Una forma de evitar este problema es confiar en un proveedor que ofrezca un Producto Mínimo Viable (MVP) que normalmente cubra el 70 % de los procesos y requisitos esenciales del negocio, y deje el 30 % restante para más adelante.
Falta de transparencia en la implementación
Algunos proyectos de migración a la nube pueden tardar años en completarse, y cuanto más se prolonguen, más tardarán en verse los beneficios. Una forma de evitarlo es ser completamente transparente durante la implementación y centrarse en obtener beneficios inmediatos, como el ahorro de costes. Además, una vez completado el MVP, es más fácil comunicar las mejoras que ya se están implementando a todos en la empresa.
Aceptación del usuario
Cambiar los procesos habituales siempre genera temor entre los usuarios, quienes se muestran reacios a usar la nueva herramienta. Si la migración no se realiza de forma transparente, mostrando todos los beneficios de las nuevas herramientas y dejando claro que el cambio también beneficia al usuario, existe un alto riesgo de boicot. Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben comprender y gestionar las expectativas de los empleados. Solicite retroalimentación tan pronto como el MVP esté en funcionamiento y deje claro que las sugerencias se analizarán e incorporarán en las siguientes fases del proyecto.
Cambio de requisitos
Es raro que el producto final de un proyecto se ajuste al 100% a lo planificado. La realidad demuestra que es necesario realizar varios cambios durante la implementación (por ejemplo, problemas imprevistos), lo que puede generar retrasos y frustraciones. Dado que la transformación digital es mucho más que la simple digitalización de procesos manuales, su implementación busca generar mejoras en el negocio, lo que puede requerir cambios radicales en los procesos a digitalizar. Por lo tanto, es importante analizar las necesidades de los usuarios y cómo los cambios en los procesos de Compras pueden afectar su trabajo. La mejor práctica para esto es que todos los departamentos involucrados sean escuchados durante las discusiones del proyecto y que se implemente mediante sprints cortos.
Costos
Según Gartner, solo el 60 % de los proyectos se completan a tiempo y el 71 % se ajustan al presupuesto. Por lo tanto, elegir el mejor método para implementar la migración a la nube es fundamental para garantizar que no se produzcan retrasos o que se resuelvan rápidamente. Los retrasos obligan a los empleados a seguir utilizando procesos ineficientes, lo que se traduce en la pérdida de oportunidades de negocio.
La principal razón para implementar una solución SaaS de Adquisiciones se debe a sus bajos costos de implementación y mantenimiento. Esto se traduce en un retorno de la inversión (ROI) más rápido y una mejor gestión de las aplicaciones utilizadas por el sector, a la vez que se obtiene mayor visibilidad del gasto.
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