El abastecimiento estratégico puede resultar nuevo para quienes lean esta publicación, pero el término está presente en las conversaciones de casi todos los profesionales de los departamentos de compras. Como su nombre indica, se trata de una forma estratégica e inteligente de adquirir productos y servicios en el mercado, es decir, de optimizar la cadena de suministro mediante diferentes procesos y perspectivas. Al fin y al cabo, incluso si las compras se realizan para satisfacer las necesidades de sectores internos, los procesos involucrados forman parte del negocio en su conjunto y lo impactan.
Este enfoque promueve una evaluación completa de todos los aspectos relacionados con la adquisición de materiales o productos, como la logística y los costos, e incorpora mayor inteligencia en las negociaciones. Una perspectiva estratégica y analítica es una tendencia que debería incorporarse en todos los departamentos de una organización, ya que deben trabajar de forma coordinada, ya que sus resultados también están interconectados.
Consciente de los beneficios y las ventajas competitivas que una organización puede obtener al implementar el abastecimiento estratégico, Kearney Consulting sugiere hacerlo por etapas. Estos son los pasos:
1. Analizar el proceso de compra
Para que cualquier acción se considere estratégica, debe desarrollarse en la práctica. Por lo tanto, el primer paso es categorizar, según criterios predefinidos, los productos utilizados, los patrones de costes y los departamentos involucrados en el proceso.
2. Desarrollar una estrategia basada en los objetivos del negocio
Como hemos visto, cualquier actividad estratégica debe estar alineada con los objetivos de la organización. Por lo tanto, contacte con los gerentes de negocio y la junta directiva y establezca un flujo de comunicación coherente para todos los sectores y departamentos involucrados en el proceso de compras y adquisiciones de principio a fin.
3. Evaluar el mercado y crear una cartera de proveedores
En esta etapa, se debe realizar un estudio y análisis exhaustivo de los proveedores actuales y potenciales, considerando su posicionamiento en el mercado, los costos asociados, el valor añadido, los riesgos y las oportunidades. Por lo tanto, se debe solicitar asistencia legal y la documentación disponible para los inversores.
4. Preparar los documentos de RFP
Al igual que los departamentos de su organización, los proveedores también deben estar alineados con el negocio. Por lo tanto, deje claro qué espera la empresa en términos de rendimiento y calidad del producto. Actuar de esta manera reduce el riesgo de contratar proveedores que no cumplan con las expectativas del sector solicitante, además de colocarlo en una posición ventajosa para exigir el cumplimiento de las garantías previamente acordadas.
5. Negociar con proveedores seleccionados
Al igual que en el paso anterior, esta negociación garantiza que la organización no esté en desventaja al seleccionar y contratar proveedores. Cada transacción debe ser responsabilidad de un solo empleado, quien será el nexo entre los intereses de la empresa y el tercero. Este es el momento de aclarar cualquier duda y elegir al que ofrezca la mejor relación costo-beneficio.
6. Realizar la parte burocrática correctamente
Esta es la etapa final de la contratación de proveedores —y no se trata de una contratación estratégica—, pero es tan importante como cualquier otra. En este punto, la empresa seleccionada crea y firma contratos de prestación de servicios, por lo que este paso debe llevarse a cabo en colaboración con el departamento legal. Por lo tanto, para que todas las etapas anteriores sean válidas y su organización cuente con las garantías solicitadas, los documentos finales de contratación deben prepararse y revisarse con sumo cuidado.
7. Supervisar el cumplimiento y el progreso del contrato
La supervisión continua del cumplimiento del contrato firmado es esencial para garantizar que se cumplan las expectativas, ya sea en términos de coste o calidad del servicio. De no ser así, se pueden implementar intervenciones y optimizar la planificación. En este proceso de evaluación, involucre a los líderes de otros departamentos, especialmente a aquellos que solicitaron la compra o el contrato, ya que pueden tener diferentes percepciones y perspectivas.