Uma pesquisa realizada em março de 2021 pela Logic Source e pela Sourcing Industry Group apontou algumas informações importantes para os tomadores de decisão em Compras – uma delas é que compradores ainda precisam resolver seus desafios de qualidade de dados no que tange aos gastos.
A pesquisa também mostrou que 66% dos entrevistados sabe que precisa melhorar a qualidade dos seus dados, enquanto que 34% dos líderes que participaram da pesquisa disseram que seus dados não são precisos ou atualizados. Por fim, 28% das pessoas que participaram da pesquisa não têm ferramentas ou processos de análise de gastos e compras.
Agora é um momento oportuno para abordar questões de qualidade dos dados sobre compras. Após o trabalho realizado pela área de Compras durante a pandemia – que precisou criar a resiliência necessária para driblar os desafios – o que incluiu falta de matérias-primas, subidas e descidas vertiginosas de preços, entre outros, agora é preciso utilizar todos esses dados para entender o contexto passado – planejar o futuro e, sobretudo, capacitar a equipe no que tange a análise de dados.
Análise de gastos: responsabilidade de Finanças ou Compras?
Um relatório da McKinsey publicado em agosto de 2020 aponta que a análise de gastos vai ter um papel crítico não apenas em ajudar os líderes a monitorar e melhorar o dinheiro e os custos, mas também em transformar e melhorar as práticas existentes para criar um futuro mais resiliente. Isso pode significar que a área de Compras deverá assumir, nos próximos anos, a responsabilidade pela implementação de iniciativas formais para análise de gastos da organização. Agora, departamentos de Compras buscam alternativas para entender os gastos em compras e, principalmente, como controlá-los.
Outro ponto que o relatório da McKinsy apona é que a liderança deve melhorar e transformar sua estrutura interna para dar suporte ao gerenciamento de gastos, ganhando agilidade em tempos de crise. Como resultado, o caminho será o de implementar um processo para manter dados sobre gastos da organização x preços de mercado – com o objetivo de entender os pontos que precisam ser corrigidos na estratégia da organização no que tange a Compras.
Implementando um novo processo
O processo de mudança começa de forma granular, e o primeiro passo é a limpeza das informações existentes, com o objetivo de criar uma categorização e normalização das informações que sirvam de base para o estabelecimento de regras de negócios.
Em segundo lugar, é preciso decidir quais dados você deseja rastrear para oportunidades de enriquecimento das informações. Determinar quais são os produtos/serviços ou commodities que começarão a ser rastreados e quais as informações precisarão do apoio de parceiros. Veja algumas perguntas que você pode utilizar para avaliar esse processo:
- Temos transparência em nossos gastos além dos dados do fornecedor?
- Nossa categorização, normalização e enriquecimento de dados estão maduros o suficiente para suportar a capacidade de nossa equipe de confiar nos dados de gastos e descobrir projetos de sourcing estratégico?
- Podemos rastrear e relatar com facilidade os relacionamentos entre pais e filhos entre fornecedores?
Além dessa análise crítica das informações, é preciso contar com ferramentas que possam auxiliar as empresas a entender a flutuação dos preços do mercado em vários produtos, acabados ou não, criando um parâmetro externo para avaliação dos gastos com fornecedores atuais.
Na medida em que descobrimos nosso caminho para sair da pandemia, o primeiro semestre de 2021 é um momento fortuito para focar e investir na construção de uma função analítica de gastos madura. Esse processo vai desempenhar um papel crítico não apenas em ajudar a empresa a gerenciar e melhorar o caixa e os gastos, mas também vai permitir a aquisição para melhorar o acesso fácil a recomendações de fornecedores acionáveis, precisas e oportunas e tomada de decisões.
