O Departamento de Compras é parte essencial de qualquer empresa – seja ela pequena, média ou grande –, e isso mesmo quando sua função principal era reduzir os custos das aquisições.
Um relatório recente da consultoria estadunidense A.T. Kearney diz que 90% dos diretores financeiros admitem que as áreas de Gestão de Compras são ativas em suas empresas, mas que ainda precisam provar aos stakeholders que não existem apenas para encontrar preços mais baixos no mercado.
A qualidade dos produtos e serviços adquiridos, o controle de prazos de entregas, o gerenciamento da cadeia de suprimentos e, claro, a redução de custos, estão entre as responsabilidades estratégicas do setor.
Mas há muitas outras potencialidades para serem observadas por empresas e pelos próprios gestores de Compras.
Busca pela eficiência
Estudo de outra consultoria estadunidense, a Levvel Research, mostra que a maioria das empresas ainda mantém muitos processos manuais de compras, como requisição e verificação de pedidos e confirmação de pagamentos, com óbvias implicações na experiência do cliente interno – o funcionário.
Como o Departamento de Compras é responsável por fornecer bens e serviços no momento em que eles são necessários, também é de sua responsabilidade levar em consideração a satisfação do cliente. Para isso, tem como missão apoiar metas e objetivos da empresa. Como fazer isso? A seguir, algumas alternativas:
Melhorar o relacionamento com fornecedores
Manter um bom relacionamento com fornecedores é a melhor maneira para garantir serviços de qualidade e, de quebra, otimizar e melhorar a eficiência de processos. Sem contar que, dessa forma, se torna mais fácil reconhecer melhores preços, prazos e riscos baixos.
Informações de inventário
A Gestão de Compras precisa conciliar o planejamento das aquisições, sua atividade central, com a execução de projetos, a relação com fornecedores e a negociação de preços. Para ser bem-sucedida, pode contar com a ajuda da tecnologia para analisar informações e influenciar na tomada de decisões.
Responsabilidade social
Iniciativas ecológicas e de responsabilidade social são cada vez mais valorizadas na sociedade e, então, é preciso que as empresas reorientem seus processos nesse sentido, conseguindo rastrear seus insumos desde sua origem para que toda a cadeia de suprimentos mantenha um padrão.
Treinamento
Melhorar as habilidades de Compras contribui ainda para realizar negociações mais assertivas e, assim, reduzir custos – o que os gestores sempre buscam.
O ciclo de Compras
Otimizar os processos de Compras de uma empresa resulta em uma melhora na sua eficiência e elevação dos seus lucros. No entanto, ela também pode gerar economia de forma inteligente, por meio de uma visão aprimorada dos orçamentos e das práticas de gastos da organização.
Além disso, a otimização dos processos oferece aos funcionários da Gestão de Compras todas as ferramentas adequadas para que realizem o trabalho e para a evolução do setor, sem contar nos programas de treinamento e desenvolvimento.
Se um grande ciclo do processo de compras é essencial para qualquer empresa, em especial para as que contam com muitos fornecedores e departamentos envolvidos, investir em uma solução de e-Procurement também é ideal para a otimização do departamento.
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