Compras, como função, é algo que nenhuma empresa pode evitar. As organizações precisam adquirir diversos produtos e serviços para manter seus negócios e para obter vantagens. Precisam trabalhar com os melhores fornecedores, pagando o menor preço possível.
Quando o setor de compras se mostra estratégico, contribui para o crescimento da empresa e para que os objetivos táticos e estratégicos sejam alcançados e consegue entregar mais valor ao negócio como um todo. Mas o que define um bom processo de compras?
Um processo de compras conta com uma série de etapas que servem para que a empresa identifique oportunidades para adquirir bens e serviços que contribuam sua estratégia de negócios. Esse processo tem um impacto direto nos custos, por isso, um sistema eficaz de gerenciamento de compras é uma solução que ajuda a fazer compras de forma mais inteligente.
Além de atingir os objetivos de redução de custos, processos eficientes de compras ajudam a melhorar o desempenho, a conformidade, o gerenciamento de riscos e contratos e o gerenciamento de fornecedores.
7 etapas de um processo eficaz de compras
- Identificar o requisito de bens e serviços de todas as unidades de negócios
O ciclo de compras começa quando um departamento ou filial precisa obter bens ou serviços de um fornecedor externo. Assim, a primeira etapa do processo consiste na identificação e consolidação dos requisitos de todas as unidades de negócios da empresa.
- Identificar e avaliar fornecedores
A identificação de uma lista de fornecedores em potencial para o fornecimento de bens ou serviços é o passo seguinte. Isso envolve pesquisa na web e medidas como RFP, RFQ e RFI com o objetivo de avaliar os fornecedores de acordo com métricas pré-estabelecidas.
- Negociar contratos
Selecionado o fornecedor, o processo de contratação é iniciado. Esse processo envolve analise de estrutura de preços, escopo de trabalho, termos e condições, prazos de entrega, etc.
- Emitir uma requisição e liberar o pedido
Depois de finalizar a contratação com um fornecedor, a empresa emite uma requisição de compra, que inclui descrição do bem ou serviço, preço, quantidade, informações do fornecedor e o fluxo de aprovação. Depois de aprovado, a área financeira libera o pedido de compra para o fornecedor que documenta as informações.
- Processo de pagamento
Depois de o fornecedor receber o pedido, ele envia uma fatura com o valor dos bens ou serviços solicitados. Com a fatura paga, a área de compras é responsável por garantir a quantidade e qualidade do que foi contratado.
- Receber e auditar a entrega
Com base no que foi acertado em contrato, o fornecedor entrega os bens ou serviços e a empresa deve auditar o que foi entregue para garantir que os fornecedores atendam às expectativas de qualidade.
- Registros de contratos e faturas
Depois de recebidos os produtos ou serviços, a prática recomendada é armazenar efetivamente o contrato e todas as faturas para rastrear gastos e as categorias de despesas.
O setor de compras já iniciou sua jornada para se tornar mais estratégico para a empresa. Portanto, tem como objetivo ajudar a projetar um processo de compras bem estruturado e eficaz.
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