O método Ágil consiste basicamente em melhorar a comunicação, colaboração, feedback e desenvolvimento de software. Apesar de voltado para a área de TI, o departamento de Compras, assim como toda a empresa, também pode se beneficiar da metodologia.
O método traz um conjunto de princípios que servem para capacitar a equipe para que processos sejam modificados em busca da eficiência, fazer mais com menos. Para o departamento de Compras, ajuda a lidar com incertezas e riscos na oferta e demanda de produtos, e, na cadeia de suprimentos, contribui para que a empresa consiga se adaptar mais rapidamente à demanda, aumentando ou reduzindo sua capacidade de produção rapidamente.
Como hoje, para muitas empresas, o processo de compras tradicional pode não atender as necessidades, que precisam de respostas cada vez mais rápidas, isso exige que os processos evoluam na mesma velocidade para se tornarem mais digitais e centrados na seleção de fornecedores ao mesmo tempo em que fortalecem o relacionamento entre as empresas.
O método Ágil na área de Compras
Reuniões curtas
Uma das ferramentas mais utilizadas são as reuniões curtas, no máximo 15 minutos, duas a três vezes por semana em que algumas perguntas devem ser respondidas:
– O que foi realizado durante o último período?
– O que precisa ser feito no próximo período?
– O que impede que o trabalho seja feito rapidamente?
Detalhes não são discutidos nessas reuniões.
Mood Marbles (sinalizadores de humor)
É uma ferramenta que busca encontrar tendências de humor da equipe. O conceito envolve o uso de sinalizadores nas cores verde, amarelo e vermelho por cada integrante da equipe. Periodicamente, um desses membros é escolhido para colocar o sinalizador em recipiente. Verde indica felicidade, amarelo é neutro e vermelho significa triste, nervoso ou sobrecarregado.
Esse sistema permite que todos tenham uma noção do humor geral da equipe para que mudanças sejam feitas sempre que necessário.
Backlog
Basicamente é uma lista com a descrição de cada tarefa que deve ser realizada. Cada item pode ser priorizado de acordo com vários critérios escolhidos pela equipe, que também precisa indicar uma estimativa de esforço para a realização de cada tarefa. Essas informação devem ser revistas periodicamente para se adaptar ao andamento do projeto.
KanBan
O quadro KanBan é um espaço que indica o status dos projetos em andamento. Para a área de Compras, um quadro simples pode conter os status:
– A fazer
– Em progresso
– Bloqueado
– Feito
– Cancelado
Cada atividade inclui o nome do proprietário e informações sobre o projeto. O quadro funciona como uma lista de verificação que deve ser atualizada a cada reunião, no caso de haver mudança no status.
Scrum
No Scrum, os projetos são divididos em ciclos chamados Sprints. Cada Sprint representa um conjunto de atividades que deve ser executado em um determinado período de tempo. No final é realizada uma reunião, a Retrospectiva, quando as funcionalidades implementadas são apresentadas para a equipe e também é feito o planejamento para um novo Sprint.
É importante lembrar que o Compras Ágil é mais do que apenas trabalhar com marbles ou sprints. É uma abordagem que se desenvolve com o tempo e requer que cada funcionário tenha autonomia para entregar mais valor aos clientes e buscar melhorias para os negócios.
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