A maioria das empresas espera que o setor de compras vá além da economia de custos e agregue mais valor aos negócios, exigindo dos profissionais do setor que busquem formas de tornar seus processos mais inteligentes e sustentáveis, entretanto, para que isso seja feito de maneira eficiente, é necessário acompanhar e analisar algumas KPIs de procurement essenciais.
Além disso, o uso dessas métricas precisa ser flexível e adaptável à realidade de cada empresa de forma a realmente funcionar como uma fotografia fiel dos processos de Compras.
Mas o que são KPIs de Compras? Elas mensuram o desempenho e monitoram a eficiência da gestão do setor e ajudam as empresas a regular seus gastos, realizar compras com maior qualidade, reduzir o tempo dos processos e reduzir custos. Essas métricas também contribuem para o setor analisar suas metas, estratégias e objetivos de negócios.
Por que medir o desempenho?
Medir a eficiência dos processos de Compras é essencial para entender o que precisa ser melhorado, como comparar o desempenho com outras empresas e saber se o setor está realmente mais eficiente e produtivo ou se os processos precisam ser modificados.
É importante entender que o que “não se pode medir, não pode ser melhorado” (Lord Kelvin), então, para melhorar processos de compras, é preciso medir seus resultados e esses KPIs. As métricas corretas são aquelas relevantes para os objetivos da empresa e devem ser simples de serem monitorados.
Quais KPIs monitorar?
Uma métrica pode ser extremamente útil para uma determinada empresa, mas não responder às necessidades de outra. Apesar disso, para o setor de Compras, algumas são obrigatórias.
Precisão do fornecedor
Essa métrica permite entender se os insumos adquiridos estão chegando no tempo correto, se os pedidos foram atendidos por completo e quais fornecedores são mais ou menos eficientes para atender esses pedidos.
Prazos de entrega
Um bom fornecedor é aquele que cumpre os prazos contratados, então monitorar os prazos de entrega é fundamental para manter a previsibilidade de uma operação e saber quais fornecedores são pontuais.
Número de fornecedores
Uma empresa pode ter apenas um fornecedor ou vários fornecedores para um mesmo item. Claro, quanto mais fornecedores, menor a dependência da empresa e menor o risco de ficar sem os recursos necessários para manter uma operação em funcionamento. Então, monitorar o nível de dependência que a empresa tem de seus fornecedores é fundamental para saber se o número é suficiente para atender suas necessidades.
Taxa de compras de emergência
Essa KPI monitora o número de compras emergenciais, que normalmente são feitas por preços mais altos, e permite medir a eficácia da estratégia de compras da empresa. Reduzir o número de compras não planejadas contribui para evitar gargalos na produção, além de reduzir custos.
Custos de compra
Quais os custos relacionados aos processos de compras? Isso vai além do preço e envolve outros fatores, como o frete, armazenagem, etc. Ou seja, cada empresa conta com uma lista de variáveis diferentes para determinar esse custo. Então, o primeiro passo é entender o que deve ser mensurado para decidir quais as variáveis que precisam ser consideradas.
Tempo de compra
A métrica monitora o tempo gasto desde a requisição até o momento que a compra é realizada, paga e entregue. Pode variar de horas a dias e permite dividir os fornecedores em várias categorias, por exemplo, fornecedores que conseguem atender pedidos urgentes.
ROI
O ROI determina a relação entre o custo do investimento em aquisições e os benefícios que esses investimentos trouxeram para o setor. Ou seja, mede o grau de sucesso desse investimento.
Monitorar corretamente essas métricas pode ser um desafio sem o auxilio de ferramentas que coletem, analisem as informações e transformem esses dados em insights que permitam tornar os processos de compras mais eficientes e inteligentes.
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