E-Procurement (do inglês eletronic procurement) é o termo que se refere à compra e venda de produtos e serviços através da internet. É muito associado aos processos de compras das empresas business-to-business (B2B), que utilizam em suas estratégias de negócios os processos de compra e venda entre organizações.
Também se refere a ambientes virtuais que realizam a cotação e o fechamento de algumas operações de negócios.
Veja a seguir 7 benefícios do e-Procuremente que estão diretamente relacionados com a competitividade empresarial.
1 – Diminuir a burocracia
Um departamento de compras não precisa consumir tanto papel. Com a implementação de um sistema de e-Procurement, as negociações, documentações, contratos, controle de estoque entre outros podem estar ao alcance de um clique.
2 – Redução de Tempo
Entre o reconhecimento da necessidade de um determinado produto ou serviço e o recebimento da ordem de compra pode-se demorar muito tempo, comprometendo as atividades das pessoas envolvidas naquela demanda.
O atraso na produção, entregas e devoluções de mercadoria fora do prazo estipulado, são alguns exemplos de como uma empresa pode perder clientes e ficar atrás da concorrência.
O e-Procurement chega para organizar as atividades da empresa em um workflow, uma sequência lógica de análise e aprovação que agilize todo o processo de compra e venda.
Assim, quando o departamento de produção solicitar matéria-prima, o Controller da empresa analisa e libera; se existe um contrato de fornecimento, a mercadoria é comprada automaticamente; se não existe, os fornecedores escolhidos são acionados para participar da cotação – sem necessidade de negociações telefônicas ou longas reuniões.
3 – Melhorar a comunicação interna e com fornecedores
Quando se trata de boas negociações e solução de problemas como atrasos nas entregas ou prazos de pagamento, é essencial ter um bom relacionamento com os fornecedores. Portanto, a comunicação também está ligada à competitividade.
Por meio do e-Procurement, é possível parametrizar o envio de e-mails com pedidos, além de gerar relatórios com o histórico de compras feitas com cada fornecedor, o que dá mais subsídios aos compradores na hora de negociar e criar parcerias favoráveis à empresa.
Internamente, também diminui consideravelmente o número de desencontro de informações, pois tudo segue um processo em que são distribuídas as atribuições de acordo com cada departamento.
4 – Redução de custos
Com e-Procurement o processo de compras ganha mais agilidade, envolvendo menos pessoas, promovendo assim a excelência das atividades do dia a dia. Envolvendo menos mão de obra o resultado será de mais fornecedores em concorrência, por consequência as negociações se tornam mais favoráveis para a empresa compradora.
5 – Facilitar auditorias e melhorar a transparência
O departamento de compras lida com custos que podem ser decisivos entre o lucro e o prejuízo para a empresa, portanto, toda a transparência é pouco. Quando a controladoria necessitar fazer uma análise mais criteriosa, por exemplo, ter uma ferramenta moderna com todos os dados devidamente armazenados e poder extrair dela relatórios detalhados e fáceis de entender, fará toda a diferença.
6 – Melhorar a seleção de fornecedores
É possível tornar a contratação dos fornecedores mais assertiva e benéfica para o negócio. O e-Procurement ajuda a avaliar os fornecedores de acordo com parâmetros necessários com as exigências de cada empresa, diminuindo gastos com material decorrentes da maior competição entre os fornecedores.
Outra possibilidade é fazer a seleção das empresas fornecedoras por meio das famílias dos produtos vendidos e das informações históricas do relacionamento com cada fornecedor por meio de relatórios gerenciais, por exemplo.
7 – Melhorar as decisões estratégicas
Uma ferramenta de e-Procurement evoluída possui soluções de Business Intelligence que possibilitam uma visão estratégica do Departamento de Compras, com métricas que ajudam, por exemplo, a analisar o desempenho do departamento e dos fornecedores, o valor de saving, aprimora também a logística do produto dentre outras que facilitam aos gestores o planejamento e a tomada das melhores decisões.
Fábio Hoinaski é fundador e CEO da IBID e-Procurement e trabalha na área de desenvolvimento de software desde 2000, participando de inúmeros projetos em diferentes mercados. Você pode acompanha-lo através do Linkedin http://br.linkedin.com/in/hoinaski/
Fonte: Blog Ibid
