O aparecimento de novas soluções para os Departamentos de Compras de empresas de todos os tamanhos segue um ritmo intenso. Quase todos os meses surge uma nova ferramenta de trabalho ou um método disruptivo para agilizar os processos como um todo.
Nesse cenário, empresas de médio porte são as que se sentem mais desafiadas, porque precisam encontrar soluções que maximizem e otimizem práticas de trabalho e que, ao mesmo tempo, não estourem o orçamento.
O dilema, na verdade, é entre ter que gerenciar custos e gastos, de um lado, e a necessidade constante de digitalizar funções – como a de Compras. É por esse motivo que as plataformas escolhidas por uma organização desse porte precisam atender duas necessidades específicas: acessibilidade e escala.
Diante desse desafio, muitas empresas médias acabam deixando de lado a importância de automatizar processos, enquanto aquelas que notam esse fenômeno nem sempre têm condições financeiras para implementar as ferramentas necessárias.
Digitalizar para sobreviver
A questão, porém, é que esse ambiente de mudanças constantes faz com que a digitalização seja uma questão de sobrevivência das instituições – principalmente para as de médio porte. Logo, quanto mais rápido ela acontecer, melhor para os negócios.
Segundo os analistas da COSTDRIVERS, há muito espaço para a automação nos Departamentos de Compras: requisições avisos de remessas, pagamentos, catálogos de fornecedores, entre outros processos podem ser reconstituídos por meio da tecnologia.
Mais do que sobreviver, uma Gestão de Compras automatizada tem impacto em toda a empresa. Isso acontece porque os custos operacionais são reduzidos, os processos ficam mais eficientes e os gastos adquirem uma visão panorâmica. Do ponto de vista dos funcionários, os protocolos automatizados ainda melhoram a experiência de compra.
E quais são os benefícios?
Se é inevitável, a digitalização de departamentos cruciais para o funcionamento das empresas também é extremamente benéfica para os negócios.
Em primeiro lugar, automatizar processos elimina muitos processos manuais – como atualização de planilhas, aprovação de compras, busca de novos fornecedores, etc. Como consequência, os profissionais da área podem ser concentrar em funções mais importantes, além de aprimorarem seus conhecimentos e habilidades.
Em segundo, o momento em que o Departamento de Compras adota uma solução tecnológica é também quando ele pode se tornar uma ferramenta global de gerenciamento de gastos. Como todas as áreas são capazes de fazer requisições por meio dela, orçamentos e custos passam a ter monitoramentos melhores, evitando fraudes e consolidando todas as informações em um único lugar.
Assim, a empresa consegue otimizar o gerenciamento de seu fluxo de caixa e reduzir custos com as aquisições de bens e serviços – o que sempre se espera de uma boa Gestão de Compras.
Uma transformação dessa dimensão melhora o relacionamento com os fornecedores e cria o ambiente para boas decisões de negócios, agora baseadas em históricos de transações e de gastos. Para muitas empresas, isso significa crescer rapidamente e de forma sustentável.
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