Conheça 7 passos para um processo de compras efetivo

Compras, como função, é algo que nenhuma empresa pode evitar. As organizações precisam adquirir diversos produtos e serviços para manter seus negócios e para obter vantagens. Precisam trabalhar com os melhores fornecedores, pagando o menor preço possível.

Quando o setor de compras se mostra estratégico, contribui para o crescimento da empresa e para que os objetivos táticos e estratégicos sejam alcançados e consegue entregar mais valor ao negócio como um todo. Mas o que define um bom processo de compras?

Um processo de compras conta com uma série de etapas que servem para que a empresa identifique oportunidades para adquirir bens e serviços que contribuam sua estratégia de negócios. Esse processo tem um impacto direto nos custos, por isso, um sistema eficaz de gerenciamento de compras é uma solução que ajuda a fazer compras de forma mais inteligente.

Além de atingir os objetivos de redução de custos, processos eficientes de compras ajudam a melhorar o desempenho, a conformidade, o gerenciamento de riscos e contratos e o gerenciamento de fornecedores.

7 etapas de um processo eficaz de compras

  1. Identificar o requisito de bens e serviços de todas as unidades de negócios
    O ciclo de compras começa quando um departamento ou filial precisa obter bens ou serviços de um fornecedor externo. Assim, a primeira etapa do processo consiste na identificação e consolidação dos requisitos de todas as unidades de negócios da empresa.
  2. Identificar e avaliar fornecedores
    A identificação de uma lista de fornecedores em potencial para o fornecimento de bens ou serviços é o passo seguinte. Isso envolve pesquisa na web e medidas como RFP, RFQ e RFI com o objetivo de avaliar os fornecedores de acordo com métricas pré-estabelecidas.
  3. Negociar contratos
    Selecionado o fornecedor, o processo de contratação é iniciado. Esse processo envolve analise de estrutura de preços, escopo de trabalho, termos e condições, prazos de entrega, etc.
  4. Emitir uma requisição e liberar o pedido
    Depois de finalizar a contratação com um fornecedor, a empresa emite uma requisição de compra, que inclui descrição do bem ou serviço, preço, quantidade, informações do fornecedor e o fluxo de aprovação. Depois de aprovado, a área financeira libera o pedido de compra para o fornecedor que documenta as informações.
  5. Processo de pagamento
    Depois de o fornecedor receber o pedido, ele envia uma fatura com o valor dos bens ou serviços solicitados. Com a fatura paga, a área de compras é responsável por garantir a quantidade e qualidade do que foi contratado.
  6. Receber e auditar a entrega
    Com base no que foi acertado em contrato, o fornecedor entrega os bens ou serviços e a empresa deve auditar o que foi entregue para garantir que os fornecedores atendam às expectativas de qualidade.
  7. Registros de contratos e faturas
    Depois de recebidos os produtos ou serviços, a prática recomendada é armazenar efetivamente o contrato e todas as faturas para rastrear gastos e as categorias de despesas.

O setor de compras já iniciou sua jornada para se tornar mais estratégico para a empresa. Portanto, tem como objetivo ajudar a projetar um processo de compras bem estruturado e eficaz.

A COSTDRIVERS ajuda sua empresa a otimizar o tempo de suas negociações para obter uma maior redução de custos e aumentar o desempenho. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa.

Copyright 2023 - GEP COSTDRIVERS Todos os direitos reservados.

Secured By miniOrange