Para Adriano Robles, gestor de projetos de procurement na Accenture Brasil, o chamado ‘gasto da cauda longa’, ou Tail Spend, é uma despesa que corresponde a 20% do volume total dos gastos das empresas, no mínimo. São dispêndios em geral não gerenciados pelas áreas de Compras que, mesmo com recursos internos limitados, administram grandes redes de fornecedores e, por isso, não conseguem dedicar tempo e foco para essa demanda.
“Gerir de forma eficaz o gasto da cauda continua a ser um grande desafio e oportunidade para muitos departamentos de Compras. Pode representar uma economia que varia de 5% a 10%”, complementa o consultor dessa que é considerada a maior empresa global de consultoria e gestão.
Robles foi um dos participantes do 2º Congresso de Competitividade e Compras, evento organizado e realizado no último dia 29 de março, em São Paulo, pelo Conselho Brasileiro dos Executivos de Compras (CBEC), onde o gestor ministrou a palestra “A divisão do gasto e a busca de economia no gasto da ‘cauda longa’”.
Em sua avaliação, a gestão do gasto da cauda longa (ou Tail Spend Management) é uma das maiores fontes de economia incremental e pode auxiliar na melhoria dos resultados corporativos. Ao blog COSTDRIVERS, o gestor explica que para obter essa economia é necessário implementar um plano de redução do custo das operações de Compras com foco no aumento da influência sobre o gasto gerido. Para isso é necessário incrementar ferramentas que melhorem a experiência de compra para usuários finais, de um lado, e de outro, reduzam as chamadas “compras maverick”. Isso, acrescenta Robles, “otimiza a eficiência do processo e estimula o aproveitamento de tempo e de recursos, podendo resultar em economia significativa de custos e aumento do ROI para a empresa.
COSTDRIVERS – Como o senhor definiria ‘gasto da cauda longa’, o chamado Tail Spend? Que gastos são esses?
Adriano Robles – Cauda longa (do inglês long tail) é um termo utilizado na Estatística para identificar distribuições de dados como a curva de Pareto. É um tipo de metodologia que identifica os gastos de baixa visibilidade e que, normalmente, a área de Compras tem pouca ou nenhuma influência, pois podem estar delegados às áreas requisitantes.
COSTDRIVERS – Como reduzir esses gastos, que, no seu modo de entender, podem representar cerca de 20% do volume total de gastos das empresas? Dá para reduzir até que patamar e de que maneira?
Adriano Robles – A redução desse gasto pode chegar a até 10% de seu valor total, percentual obtido através de um programa de redução de custos, que deve seguir uma abordagem simplificada do sourcing estratégico para alcançar o aumento da influência e da visibilidade do gasto.
COSTDRIVERS – E como isso pode ser gerido?
Claudio Robles – Através da implementação de um alto grau de automação das requisições e da centralização de demandas. Também deve ser prevista a disponibilização de contratos guarda-chuva, catálogos ou lista de preços, uma vez que estará se retirando do usuário o “poder de compra e de decisão”.
COSTDRIVERS – Há ferramentas específicas capazes de controlar esse tipo de despesa?
Adriano Robles – Sim, há diversas ferramentas de Compras que podem ser utilizadas como uma “camada” de gestão do R2P (requisição ao pagamento) ou até mesmo o próprio ERP das empresas. As ferramentas são de suma importância para este programa já que, sem elas, fica muito difícil prover um bom serviço ao cliente interno, sem algum tipo de automação.
COSTDRIVERS – Como as empresas convivem com os gastos da cauda longa?
Adriano Robles – Atualmente, a maioria das empresas delega a gestão desse gasto ao usuário interno, onde ele é responsável desde a identificação da demanda até o pagamento efetivo da mesma. Isso implica em um potencial problema de compliance e de visibilidade do gasto, por isso, uma das formas de reduzir o impacto do tail spend nos negócios é implementando um programa que dê mais visibilidade e gestão das demandas e despesas.
