Otimizar processos de Compras é um grande desafio, e cabe aos profissionais do setor encontrarem uma abordagem que contribua para tornar a cadeia de suprimentos mais ágil, eficiente e segura, ao mesmo tempo em que reduzem custos e aumentam as receitas.
Relatório da Harvard Business Review mostrou que 24% dos entrevistados afirmaram não avaliar com eficácia as práticas de negócios voltadas ao relacionamento com fornecedores, e citam processos de entrada de dados manuais como um desafio a ser vencido.
Portanto, para otimizar os processos de Compras, é preciso deixar processos manuais e baseados em documentos em papel no passado, melhorar a visibilidade e, principalmente, usar a tecnologia como uma aliada.
Formas de otimizar processos de Compras
Por impactar toda a empresa e os negócios, o processo de Compras precisa ser revisado regularmente para entender se ainda atende às necessidades da empresa. Para isso, algumas práticas precisam ser seguidas.
Definir e comunicar políticas de Compras
Se o departamento de Compras tem políticas que devem ser seguidas, elas devem ser comunicadas para toda a empresa. Essas políticas têm papel fundamental para manter os processos de Compras organizados. Portanto, as informações precisam ser facilmente acessadas por meio das plataformas de comunicação da empresa, e até mesmo como parte do treinamento dos funcionários.
Definir metas
É essencial monitorar metas específicas, que possam ser mensuradas, que sejam alcançáveis e relevantes. Essas metas, ainda, precisam alinhar a estratégia de Compras com a estratégia de negócios.
Estabelecer e monitorar KPIs
Acompanhar métricas é fundamental para entender se os processos de Compras são realmente eficientes e para entender se as metas anteriormente definidas estão sendo alcançadas.
Implementar o sourcing estratégico
O sourcing estratégico conecta dados aos processos de Compras. Análise de dados, pesquisas de mercado, informações sobre negociações e fornecedores são utilizados para reduzir custos e tornar as decisões de Compras mais inteligentes.
Além disso, é preciso que profissionais de outros departamentos participem das decisões para tornar a estratégia mais eficiente. Por exemplo, na aquisição de suprimentos e novas tecnologias, é fundamental envolver a equipe de TI.
Gerenciar o relacionamento com fornecedores
Manter um bom relacionamento com os fornecedores torna esse relacionamento benéfico para os dois lados, pois pode garantir à empresa prioridade nas negociações, melhores condições de pagamento e até a garantia da manutenção na qualidade dos produtos e serviços contratados. Esse bom relacionamento, ainda, reduz riscos e custos.
Analisar dados
Capturar e analisar dados em tempo real significa uma vantagem competitiva para as empresas, e dados de boa qualidade são fundamentais para otimizar os processos de Compras, gerenciar fornecedores de maneira mais eficiente e para tornar o processo de decisões e negociações mais assertiva.
Centralizar as informações
Informações espalhadas por silos tornam os processos de Compras ineficientes. O processo de coleta de dados precisa ser centralizado para agilizar o acesso e facilitar sua análise.
Processos de Compras envolvem toda a empresa
A transformação em Compras começa no RH, com a seleção, treinamento e desenvolvimento de profissionais para garantir a continuidade dos negócios. A seleção garante que a empresa encontre os funcionários com as habilidades necessárias e desejadas pela empresa.
O desenvolvimento de uma estratégia de treinamento permite que a equipe de Compras esteja familiarizada com as ferramentas e tecnologias de Compras e têm impacto direto na produtividade e eficiência dos funcionários.
O e-procurement implementado de maneira eficaz torna o monitoramento dos processos mais simples e fácil, permite a criação de trilhas de auditorias e permite que pedidos, pagamentos e entregas sejam monitorados com eficiência. Além disso, contribui para que o setor de Compras mantenha o foco nas necessidades e desejos dos clientes. Portanto, otimizar esses processos significa maximizar o lucro por meio da redução inteligente de custos.
Os benefícios de buscar uma abordagem que otimize os processos de Compras são diversos, mas não é algo que ocorra da noite para o dia. É preciso planejamento e paciência para que a transformação seja bem-sucedida. E nós podemos ajudar sua empresa. Conheça nossa plataforma de Data Strategy e entenda a importância dos dados para a otimização dos seus processos.
