O RFP, Request For Proposal (em português Solicitação de Proposta), é um documento que traz uma série de especificações sobre produtos ou serviços que a empresa deseja adquirir. Funciona como um convite para que determinados fornecedores saibam das necessidades da companhia e possam enviar suas propostas.
É um processo tradicional do departamento de Compras e essencial para os negócios, pois facilita a comparação de vários fornecedores, que também podem demonstrar quais os benefícios de seus produtos ou serviços.
Quando usar RFPs?
Normalmente, RFPs devem ser usados em projetos complexos, que requerem informações técnicas em grande quantidade e que precisam de dados confiáveis para análise e comparação objetiva entre fornecedores.
Assim, com a proposta em mãos, o departamento de Compras consegue visualizar claramente as ofertas e competências do fornecedor por meio de um documento que entrega uma análise mais profunda sobre a oferta.
Por outro lado, o RFP, quando usado com muita frequência, ou sem necessidade, o foco é perdido, tanto pelo comprador quanto pelo fornecedor. Usar o RFP para negócios mais simples pode demonstrar uma dependência da empresa por processos burocráticos e demorados, afastando possíveis, e bons, fornecedores.
Ele não é infalível, e escolher o fornecedor errado, a tecnologia errada e até mesmo a abordagem errada pode ser mais comum do que se pensa. Afinal, ao descrever as especificações consideradas adequadas, há o risco de ignorar outras soluções que podem trazer mais benefícios.
Mas há outros problemas
Boa parte das empresas usam o RFP para evitar falar com humanos, deixando de lado o fator humano da negociação que passa a ser feira com base em suposições. Nesse processo, profissionais de compras são obrigados a ler documentos longos, muito parecidos e sem personalidade, tornando a tarefa cansativa e enjoativa. Essa falta de contato pessoal prejudica o conhecimento da cultura e mentalidade de cada empresa, o que podem parecer sem importância, mas, no fundo, são cruciais para realizar um bom negócio e manter um relacionamento saudável.
É preciso lembrar, ainda, que a maioria dos RFPs não passa de uma lista de requisitos e acreditar que uma ferramenta só é boa se atender a essa pilha de regras, pode não ser a melhor opção e pode demonstrar uma falta de conhecimento sobre o que realmente é necessário para aquele projeto.
Portanto, o RFP não deve ser visto como um processo fechado, mas como um facilitador para que o departamento de Compras inicie uma conversa sobre a aquisição de um produto ou serviço.
O que fazer?
Apesar do uso do RFP ser necessário, ele pode estar destruindo a criatividade. Ao prever o que o fornecedor deve entregar, entende-se que a empresa também sabe exatamente o que deseja, não permitindo que visões “fora da caixa” sejam sugeridas. Além disso, saber o que se deseja de um projeto, não quer dizer que a empresa sabe como gerar valor e conquistar uma vantagem competitiva real.
Então, antes de criar uma RFP pode ser muito mais produtivo convidar os fornecedores para uma conversa informal sobre o projeto. Essa troca de ideias é o momento ideal para aprender ao máximo sobre as soluções disponíveis no mercado, qual a melhor abordagem e quais os desafios para sua implementação. Além disso, é a oportunidade de conhecer a cultura e a equipe de cada fornecedor.
É importante que a RFP não impeça a adoção de abordagens inovadoras por parte dos fornecedores. Além disso, entender o que se busca – se é apenas um fornecedor que entregue o projeto ou um parceiro que caminha lado a lado para entregar resultados – é essencial para o sucesso.
O RFP está com os dias contados?
Não é bem assim, ele ainda é muito útil para determinadas situações. Se o RFP é usado como um norte a ser seguido e que sirva para pautar os negócios e servir como um documento de orientação, ele é continua sendo muito útil.
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